Case-studies
| Advertorials |
|
Verseon en EduArte bieden perfecte match ROC Da Vinci College timmert hard aan de weg om praktijkgericht leren aan te bieden daar waar het gebeurt: op de werkplek. Om contact met en over de 'mobiele' student goed te managen, is veilig en efficiënt dossierbeheer noodzakelijk. Da Vinci digitaliseerde daarom haar studentendossiers met Verseon en vroeg om koppeling aan studenteninformatiesysteem EduArte. "Het resultaat is een systeem dat onze processen ondersteunt en het goede van de twee systemen samenbrengt. De gebruiker profi teert hier maximaal van," aldus Ger Reijnders, Directeur ICT en Facilitair van het Da Vinci College. » download |
|
Universiteit Leiden wint kwaliteit en ruimte met digitaal personeelsdossier Meer grip op personeelsgegevens, 100 strekkende meter archiefruimte gewonnen en betere mogelijkheden om te koppelen met systemen zoals e-HRM. Slechts enkele voordelen waarmee Universiteit Leiden aantoont dat de inzet van documentmanagement specialist Circle Software, zoden aan de dijk zet. Alle decentrale P&O afdelingen werken nu vanuit één veilig opgeslagen personeelsdossier. Duur transport van fysieke dossiers van en naar de diverse faculteiten is van de baan. En de opbouw van dossiers is nu uniform. » download |
|
Puttense informatiestroom 24/7 op orde met verseon zaaksysteem Informatievoorziening behelst meer dan informatie beheren en verdelen. Vooral in een tijd waarin informatie 24 uur per dag wordt opgevraagd, via meerdere kanalen binnenkomt en wordt bewerkt. Hoe ga je om met die informatie? Hoe zorg je dat de juiste informatie snel en doeltreffend beschikbaar is? Wie is verantwoordelijk? Een ingewikkeld proces dat het nodige vergt van de organisatie. Om dit aan te kunnen en tevens klantgerichter te werken, koos gemeente Putten voor het zaak- en documentmanagementsysteem Verseon. Janneke Goudswaard, hoofd Interne Zaken, vertelt waarom. » download |
|
“Totaalproces nu meetbaar sneller en transparanter” Alleen al 4 uur tijdwinst per dag bij het archief en tot 50% besparing op documenthandling in de hele organisatie. Slechts enkele getallen waarmee Ivo Dahlmans (informatiemanager gemeente Echt-Susteren) aantoont dat de in 2008 gestarte digitalisering met Verseon zich snel terugverdient. Niet alleen in interne processen maar ook in de dienstverlening naar klanten en samenwerking met externe partijen. “Gemeenten moeten transformeren van verkokerde afdelingen naar een klantgericht totaalproces. Mede dankzij Verseon lopen wij hierin voorop.” » download |
|
Hardenberg zet klant én medewerker centraal bij implementatie Verseon Dat techniek in dienst staat van de mens en niet andersom, is Roel Snijders, teamleider DIV bij gemeente Hardenberg, op het lijf geschreven. Zijn team stond voor de uitdaging om alle afdelingen binnen de ambtelijke organisatie in anderhalf jaar om te zetten naar een compleet gedigitaliseerde werkomgeving. Zaakgericht werken met het Verseon platform van Circle Software neemt daarbij een prominente plaats in. Mede door de flexibiliteit in dit pakket kon Snijders ruimte inbouwen voor afstemming met de medewerkers: “Klantgericht werken begint immers bij de medewerker. Dan moet je wel naar ze luisteren.” » download |
|
Stichting INNOVO kiest voor Circle Software Een onderwijsorganisatie met meer dan 50 scholen ziet zich voor een bijzonder informatiseringsvraagstuk geplaatst: het voortdurend en op een transparante manier op de hoogte houden van zowel de staf op de centrale locatie als de directies op de aangesloten scholen. Stichting INNOVO heeft dit vraagstuk opgelost met Verseon® van Circle Software. » download |
|
Stapsgewijze implementatie versterkt vertrouwen van gebruikers Gemeente Halderberge De Westbrabantse gemeente Halderberge zag zich in 2007 voor het vraagstuk geplaatst dat de documentaire informatievoorziening niet meer aan de eisen van de tijd voldeed. Aangezien deze situatie ook schadelijk was voor de dienstverlening aan burgers en raadsleden werd een brede inventarisatie gestart van de wensen, behoeften en mogelijkheden. Dit leidde uiteindelijk tot de implementatie van Verseon, het product van Circle Software. » download |
|
ROC Flevoland maakt een einde aan papierverspilling en frustraties Het studentendossier dat aan de basis ligt van de bekostiging door het ministerie van OC&W bestaat uit meerdere documenten die alle door meerdere instanties binnen de school geraadpleegd moeten kunnen worden. Aan alle rompslomp die dit met zich meebrengt, heeft ROC Flevoland een einde gemaakt door de documenten te digitaliseren met behulp van Circle Software. » download |
|
Gemeente Etten-Leur vertaalt visie op Informatiebeheer in toepassing van Share.DocX Na een grondig onderzoek naar de wensen van de gebruikers en de beschikbare software die daarop een antwoord kan geven, heeft de West-Brabantse gemeente Etten-Leur voor haar documentenbeheer gekozen voor Circle Software en de implementatie van het innovatieve Share.DocX. Share.DocX is de oplossing voor modern informatiebeheer van ShareOne, een dochteronderneming van Circle Software. Deze innovatieve oplossing, in combinatie met de ervaring en zekerheden die Circle Software kan bieden, bleek het beste aan te sluiten bij de hoge ambities van de gemeente. » download |
|
Draagvlak bepaalt implementatiesnelheid (gemeente Sittard-Geleen) De gemeente Sittard-Geleen is de implementatie van digitale werkprocessen gestart op de afdeling Werk & Inkomen. Bijzonderheden in dit project zijn de integratie van GWS met Verseon èn het feit dat de invoeringssnelheid werd bepaald door de mate waarin de nieuwe werkwijze werd gedragen door de medewerkers. Met resultaat! Een resultaat waarbij ook de inzet en de medewerking van de medewerkers van applicatiebeheer en documentbeheer van grote invloed zijn. » download |
|
Gemeente Echt-Susteren streeft naar koppositie in Limburg Zoals overal in het land werken ook in de provincie Limburg de gemeenten aan het realiseren van een optimale dienstverlening aan hun burgers. De gemeente Echt-Susteren heeft daarvoor zelfs een zeer ambitieuze doelstelling geformuleerd: zij wil in de provincie koploper worden waar het gaat om dienstverlening. Een van de middelen die daarvoor wordt ingezet, is Verseon van Circle Software. » download |
|
Hoe de gemeente Lanaken een betere dienstverlening verzekert door digitalisering (2008) Digitalisering is de sleutelfactor om de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening aanzienlijk te verbeteren. Burgers, bedrijven en instellingen eisen vandaag immers dat ze op de hoogte kunnen blijven van de actuele stand van zaken. Bovendien sluit de automatisering van gemeentelijke bedrijfsprocessen - zoals postmanagement, klachtenregistratie en notulenbeheer - perfect aan bij de wens van de overheid om het gebruik van digitale informatievoorzieningen te bevorderen. » download |
|
Flexibiliteit en ervaring geven de doorslag (2008) Een goed doordacht selectie- en aankoopproces kan al voor zoveel overtuiging en enthousiasme zorgen dat de implementatie van het systeem al bijna niet meer stuk kan. Zo lijkt het tenminste te gaan bij de aanschaf van Verseon door de Milieudienst Midden-Holland, gevestigd in Gouda. Hoe dat alles in zijn werk is gegaan, bespreken we met Gabriëlle Rypma, leider van het DigiMD-project bij deze milieudienst. » download |
|
Digitalisering van inkoopfacturen Gemeente Moerdijk (2008) Overal gonst het begrip ‘digitalisering’ rond. In tal van segmenten in bedrijfsleven en overheid leeft de behoefte om de eindeloze papierstroom in te dammen en te vervangen door digitale afhandeling en raadpleging. Zo ook in de West-Brabantse gemeente Moerdijk, waar na lang wikken en wegen de stap naar scannen van inkoopfacturen werd gezet. Maar wel met een uitzonderlijk hoog ambitieniveau. Mede dankzij de inzet van Verseon wordt dat ook gerealiseerd. » download |
|
Gemeente Helmond op weg naar digitale dienstverlening (2008) Klantgerichtheid, slagvaardigheid, efficiency, kwaliteit. Het zijn termen die in elke overheidsorganisatie wel rondzingen. Typisch voor dit informatietijdperk is immers een generieke behoefte aan een manier van werken die recht doet aan deze uitgangspunten. Digitalisering van werkprocessen is een middel dat daaraan een bijdrage kan leveren. We bezochten de gemeente Helmond om te vernemen hoe men daar is gestart met digitaal werken. » download |
|
Flexibiliteit levert veel mogelijkheden voor ‘zelf doen’ (2007) Elke grote dienstverlenende organisatie komt eens voor de vraag te staan hoe zij moet reageren op de gerechtvaardigde verlangens en behoeften van haar klanten. Gemeenten maken daarop een uitzondering en in heel gemeentenland wordt dan ook naarstig gezocht naar oplossingen voor een meer doelmatige en slagvaardige dienstverlening. In de Noord-Hollandse gemeente Stede Broec vernemen we wat deze zoektocht daar heeft opgeleverd. » download |
|
Drechterland kiest voor implementatie van onderaf (2007) Bij het invoeren van een systeem voor documentaire informatie denkt men al gauw aan grotere organisaties. Dat ligt voor de hand: hoe meer mensen, des te meer documenten en hoe groter de behoefte aan een ordelijke stroomlijning daarvan. De gemeente Drechterland bewijst echter dat een documentmanagementsysteem ook voor kleinere organisaties een oplossing biedt. » download |
|
Nieuwe werkwijze vereist nieuwe hulpmiddelen (2007) In haar streven naar het realiseren van een meer klantgerichte en slagvaardige wijze van werken, besloot de gemeente Haarlem over te schakelen van een sectormodel naar een procesgerichte organisatie. Dat besluit vroeg niet alleen om een andere manier van denken en werken, maar ook om flexibele hulpmiddelen. Na een zorgvuldige en veelomvattende Europese aanbestedingsprocedure viel de keuze op Verseon van Circle Software. » download |
|
Verseon® wordt centraal mid-office voor alle applicaties (2006) Elke organisatie, groot of kleiner, heeft zijn eigen opvattingen over en behoeften aan informatiebeheer en gegevensdistributie. Opvattingen en behoeften die in de loop der tijd evolueren. En wat dan gedaan? De gemeente Moerdijk heeft daar goed over nagedacht en vond Verseon als de ultieme oplossing... » download |
|
SRE milieudienst toekomstgericht met Verseon (2006) Het verwerken van aanvragen voor en het verlenen van milieuvergunningen zijn complexe processen. Dat weet de SRE Milieudienst als geen ander. Tot voor kort was het merendeel van deze processen gebaseerd op fysieke documentstromen. Nu heeft de dienst met Verseon 1.5 een krachtig instrument voor het beheren van documenten en workflows. De koppeling met internet, zodat vergunningen gepubliceerd kunnen worden, maakt het succes van de applicatie compleet. » download |
|
Afhandelen en raadplegen van milieuvergunningen via internet (2006) Ook milieudiensten staan voor de uitdaging hun kwaliteit te verbeteren. Enerzijds omdat die kwaliteit uiteindelijk zijn weerslag vindt in onze leefomgeving. Maar ook omdat hun klanten – lees gemeenten – en burgers en bedrijfsleven daarom vragen. De Milieudienst Regio Eindhoven ziet in digitalisering een grote kans om die kwaliteitsslag te slaan. Met Jacques Borsboom, Manager Bedrijfsvoering, bespreken we hoe dat proces verliep. » download |
|
Gemeente Hof van Twente vervangt Post- en Archiefsysteem door organisatiebreed DMS (2006) De overgang van een ‘hybride’ analoog/digitaal systeem voor post en archief naar een volledig digitaal Document Management Systeem heeft heel wat voeten in aarde. De gemeente Hof van Twente riep daarvoor met succes de hulp van Circle Software in. » download |
|
Plattelandsgemeente gaat voor gemeentebreed documentbeheer (2006) Raar maar waar: soms moet het toeval een handje helpen bij het invoeren van ICT-systemen. Dat gebeurde bijvoorbeeld in de gemeente Westerveld, waar een samenloop van verscheidene gebeurtenissen plotseling een vruchtbare bodem opleverde voor documentbeheer. Bij het vervolg van het project werd echter niets aan het toeval overgelaten. » download |
|
Verseon voorziet gemeente Soest van managementinformatie (2005) Wat te doen als diverse gemeentelijke afdelingen op een bepaald moment een start willen gaan maken met het digitaliseren van dossiers en van processen? De gemeente Soest kwam voor deze vraag te staan en vond er op een heel eigen wijze een sluitende oplossing voor... » download |
|
Circle Software bekrachtigt aanbesteding met succesvolle pilot (2005) Ambitieuze plannen zijn er genoeg in gemeenteland; op elk denkbaar gebied. Als bestuurders, ambtenaren en leverancier de handen ineen slaan, blijken zulke ambities ineens een heel stuk beter realiseerbaar. Dat bewezen de gemeente Gouda en Circle Software met een pilotproject dat de bekrachtiging inluidde van een Europees aanbestedingstraject... » download |
|
Verseon van Circle Software blijkt ideale ‘bezem’! (2005) In de landelijke wedstrijd ‘Schoonste Gemeente van Nederland’ behoort Waalre op het moment dat we dit schrijven tot de negen finalisten (van 80 deelnemende gemeenten). Het is echter niet alleen op dit gebied dat Waalre het principe ‘opgeruimd staat netjes’ hanteert: ook als het gaat om informatiebeheer stelt de gemeente paal en perk aan rondzwervend papier. Een open gesprek toont aan dat dit aanzienlijk méér is dan schone schijn! » download |
|
Verseon van Circle Software vormt perfecte oplossing (2005) Onderwijsinstellingen moeten jaarlijks op 1 oktober hun netto studentenbestand aan het ministerie doorgeven. Dat kan pas als alle dossiers compleet zijn, met alle daarvoor verplichte documenten, van identificatie en toelatingsgegevens tot diploma’s en cijferlijsten van de vooropleiding. Veel van die gegevens komen echter nogal ongestructureerd binnen. Aan het Koning Willem I College in Den Bosch vroegen we hoe zij dit hebben opgelost. » download |
|
Verseon van Circle Software maakt het mogelijk (2005) Hoe laat je na een reeks fusies en bijbehorende reorganisaties alle medewerkers op tien vestigingen werken met één centraal digitaal documentenarchief? Corporatieholding Friesland vond het antwoord op deze vragen in Verseon, het product van Circle Software. » download |