Functionaliteit

• Document Manager is verantwoordelijk voor het beheer van werkprocessen en documenten (informatieobjecten). Denk hierbij aan registreren van documenten, vaststellen & bewaken van werkprocessen, zoeken en raadplegen van documenten, presenteren van werk, integratie met MS-Word, versiemanagement, informatievoorziening over processen en documenten;
• Dossier Manager draagt zorg voor het beheer van fysieke en elektronische dossiers. Hieronder rekenen wij dossierregistratie en –beheer, uitleenadministratie, dossierraadpleging, vernietiging/overdracht, informatievoorziening over dossiers;
• Bestuursinformatie ondersteunt het agenderings- en besluitvormingsproces door middel van het beheer van agenda’s, beheer van agendavoorstellen, besluitvorming, informatievoorziening over agenda’s en besluiten;
• Imaging zorgt voor de enkelvoudig en batchgewijs scannen van documenten. Ondermeer het scannen, per pagina of in bulk, het tonen, roteren, bladeren, zoomen met automatische registratie en archiveren;
• Vrije-tekst zoeken wordt gebruikt om niet alleen te zoeken op de geregistreerde informatie over het document (meta-informatie), maar ook op de inhoud, de tekst van het document zelf;
• De Verkenner is een onmisbare tool voor de dynamische ordening van documenten in een hiërarchische lijst (volgens de Windows Verkenner) op basis van meta-informatie. Tevens voor de integratie met MS-Office producten (ODMA). Dit gebeurt door middel van hiërarchische presentatie van mappen, documentcreatie, -mutatie en –opslag en versiemanagement;
• De Browser ondersteunt het raadplegen van procesinformatie en documentaire informatie uit Document Manager met behulp van een internetbrowser;
• Huisstijlintegratie en Sjablonenbeheer regelt de integratie en het beheer van de organisatiespecifieke huisstijl (sjablonen). Hierbij zorgt het voor documentcreatie, -mutatie en –opslag, versiemanagement en sjablonenbeheer;
• De Informatie Manager draagt zorg voor de toegang tot bestuurlijke informatie aan de bestuurlijke en ambtelijke organisatie (Raads- en Stateninformatie) eventueel aan de burger en het bedrijfsleven (Publieksinformatie): vergaderdata, agendavoorstellen en -besluiten, met behulp van een internetbrowser;
• De webformulieren zijn bedoeld om informatie uit te wisselen tussen overheid en burger. Hierdoor ontstaat onder meer de mogelijkheid om vragen en verzoeken die normaal gesproken via de telefoon of per post worden ingediend, volledig af te handelen via internet. De geboden functionaliteit bestaat uit een elektronisch formulier voor meldingen, klachten, aanvragen en informatieverzoeken door burgers, in combinatie met de registratie en afhandeling van deze meldingen in backoffice.

Gebruikersvereniging

De input van onze klanten stelt ons in staat om continue te werken aan verbeteringen van bestaande oplossingen en richting te geven aan de ontwikkeling van nieuwe toepassingen en functionaliteiten van onze software. Daarom stelt Circle Software veel prijs op een grote betrokkenheid van klanten bij de ontwikkelingen van haar producten en services.

Naast de bekende contactkanalen via onze accountmanagers, de projectleiders en de helpdesk, heeft de Document Manager gebruikersgroep een actieve gebruikersvereniging. Deze gebruikersvereniging is ingedeeld in een tweetal regio’s. Twee maal per jaar komen de regioleden onder leiding van een regiovoorzitter bij elkaar. Men bespreekt de producten van Circle Software, maar er wordt ook intensief kennis uitgewisseld over het vakgebied van document-, workflow- en kennis management.

Bovendien kunnen de leden van de gebruikersvereniging via een gebruikersforum op elk gewenst moment contact met elkaar opnemen om kennis uit te wisselen of vragen te stellen.

Forum

Voor alle klanten van Document Manager stellen wij speciaal een gebruikersforum beschikbaar. Dit forum wordt gebruikt om ideeën en ervaringen uit te wisselen over het vakgebied en/of het gebruik van Document Manager. Via een bulletinbord bieden wij onze klanten de mogelijkheid om te communiceren en van elkaar te leren.

Klik hier voor het gebruikersforum Document Manager

Document Manager Downloads

Hier kunt u informatie downloaden over Document Manager. Denk hierbij aan de laatste release notes, handleidingen, technische achtergrondinformatie en functionele achtergrondinformatie.

Het Forum is alleen toegankelijk voor de Document Manager-klanten van Circle Software.