• Circle Software
• Producten
• Diensten
• Oplossingen
• Thema's
• Klanten

Het beheer van documenten in een centraal archief is voor veel onderwijsinstellingen een bekend probleem. Zoekacties naar documenten in de juiste versie blijkt vaak een tijdrovende zaak. Ook is meestal niet duidelijk in welke fase van een
werkproces een document geplaatst moet worden.

Registratuurafdelingen spelen een belangrijke rol, zoniet de meest belangrijke rol bij initiële registraties van documenten. Immers, onjuiste registraties leiden tot verkeerde afhandelingen. Met Verseon® Post & Archief en ShareDocX® behoort dit tot
het verleden. Wij leveren de standaard invullingen mee. Hiermee bieden efficiënte en adequate ondersteuning bij het registreren en terugvinden van de bij documenten horende zaken.

Voor de BVE-sector wordt er standaard het Basis Selectie Document meegeleverd. Het Basis Selectie Document is opgesteld naar aanleiding van het driehoeksoverleg tussen de BVE-instellingen, het nationaal archief en de BVE Raad (heden: MBO Raad). Dit document dient als leidraad voor BVE-onderwijsinstellingen hoe te voldoen aan de archiefwet. Voor veel ROC's zijn hiermee de eisen en wensen aangaande postregistratie & archivering verduidelijkt. Vanzelfsprekend kunt u binnen Verseon het Basis Selectie Document aanpassen aan de door u gewenste situatie.

Wij hebben ook een standaard vulling voor basisonderwijs (PO), opgesteld samen met Interbestuurlijk samenwerkingsverband onderwijs en ICT.
Tevens is er voor de Hogescholen en Universiteiten rekening gehouden met de initiële standaard vulling.

De Post & Archief-oplossing ondersteunt de registratie, de administratieve afhandeling en de archivering van inkomende poststukken. Daarbij hoort eveneens de creatie van uniforme uitgaande poststukken, de procesinitiatie van andere afdelingen en de informatievoorziening naar het intra-/internet. De documenten worden gedigitaliseerd, geregistreerd en gecategoriseerd voordat ze verder de organisatie in worden gestuurd. Uiteraard is het mogelijk om de registratie en categorisatie door andere afdelingen uit te laten voeren.

Post & Archief (ShareDocX en Verseon) ondersteunt:

• Decentraal scannen, centraal registreren;
  
• Ontvangst en registratie van digitale documenten;
  
• Registreren met behulp van voorbeeldvullingen (DSP/BSD);
  
• Documentsoort kan het proces bepalen, taak gestuurd;
  
• Modulaire opbouw;
  
• Eenvoudige toegang van gekoppelde documenten;
  
• Uniformiteit van correspondentie en automatische opslag;
  
• Dossierarchivering;
  
• Vertrouwelijkheid;
  
• Publicatie;
  
• Geavanceerde zoekmethoden;
  
• Audittrail;
  
• Gebruikersondersteuning door middel van hulptabellen.