Menu

De ICT-wereld zit vol mantra’s die met graagte door leveranciers en adviseurs worden gezongen. Ze volgen doorgaans hetzelfde patroon. ICT-leveranciers bedenken iets en schreeuwen de voordelen voor u van de daken. Adviseurs haken aan en echoën het geluid, al dan niet geïnspireerd door een guru.

Wat er vervolgens gebeurt is dat het concept in de praktijk wordt geprobeerd. En met alles dat nieuw is, gaat het de eerste keer meestal niet helemaal goed en soms zelfs volledig mis. Waarom? Omdat ICT vaak complexer is dan we u doen geloven. En omdat we tegen zaken aanlopen die we vooraf niet hadden kunnen voorspellen. Zoiets heeft Gartner als eens fraai beschreven.

Maar dan gebeurt er iets interessants. Na ‘het kunstje’ meerdere malen te hebben gedaan, kunnen we ineens redelijk goed voorspellen wat iets kost en wanneer het wel of niet werkt. Maar ja, dan is het concept al neergesabeld. Te duur, het werkt niet, niet aan beginnen! En doorgaans is het advies 180o gekanteld!

U wilt een voorbeeld? Laat ik er een dichtbij huis nemen.

Blog-Schakels, © storm - Fotolia.comDe overheid heeft al jaren de ambitie om klantgericht en digitaal te werken. Ze willen dat de burger zelf kan bepalen wanneer en via welke medium ze communiceert met de overheid. Probleem is de verkokerde organisatie. Ieder loketje een eigen pakketje en de burger die maar moet uitzoeken waar hij moet zijn. De oplossing, dacht men: 1 digitaal loket met koppelingen naar al die pakketjes.

Dit bleek weerbarstig. Koppelingen werkten niet. En als het wel lukte dan maar deels en tegen veel hogere kosten dan vooraf werd voorspeld.

De oplossing blijkt nu het zaaksysteem. Een systeem dat niet koppelt maar de backoffice overbodig maakt. U handelt al uw processen af in 1 systeem en maakt dat toegankelijk voor de burger. Dat doet u dus generiek en met minimale configuratie. En koppelen is dus verboden!

Hoort u mij: verboden! Of zoals Ace Ventura zegt: ‘I have exorcised the demons!

Wat is onze ervaring?
Dat koppelen in het begin weerbarstig is. Zeker als er voor de eerste keer gekoppeld moet worden. Dan loop je vaak tegen onverwachte zaken aan. Maar ook: dat vrij weinig nagedacht wordt over de business case. Deze is doorgaans te maken door in te schatten hoeveel tijd kan worden ‘weggeautomatiseerd’ (of hoeveel tijd niet extra besteed hoeft te worden voor het behalen van bepaalde organisatiedoelstellingen) versus de benodigde investeringen. Soms blijkt niet koppelen dan goedkoper.

Maar onze ervaring is ook dat veel koppelingen met een positieve business case kunnen worden geïmplementeerd. En ook tegen voorspelbare investeringen en tijdsinpanning. Wij hebben inmiddels ervaring met het koppelen van meer dan 70 applicaties.

Voorbeeld? Laten we het VTH-domein (vergunningverlening, toezicht & handhaving) eens nemen. Het voorbeeld waar een zaaksysteem de backoffice kan vervangen. Wij hebben inmiddels ervaring met koppelen naar diverse vergunningensystemen. We bieden het koppelen van ons zaaksysteem aan én de OLO én de VTH-applicatie in tien dagen dienstverlening. Dat zijn dus 2 integraties waarbij zowel zaken én documenten worden uitgewisseld tussen zaaksysteem, landelijke voorziening én backoffice applicatie. Alleen al op de initiële registraties zijn investeringen al binnen enkele maanden terugverdiend! En ja, ook voor deze koppeling geldt dat het ontwikkelen langer duurde dan we hadden gedacht.

Dus…

Ons advies: eerst nadenken en dan doen. Soms is koppelen een oplossing, soms is het beter om niet te koppelen.

Mmmm… dat bekt niet lekker…

Koppel en integreer!

DoorLuuk van den Boom, Product Marketing Manager, Circle Software