Hoe maak ik voor thuiswerkers informatie toegankelijk op een moderne manier?

Wouter Moes
12 december 2020

We kunnen er met z’n allen niet meer omheen. Het thuiswerken is misschien nog niet helemaal de nieuwe norm, maar het heeft het heden bepaald en gaat de toekomst vormgeven. Je doet er dus goed aan als je ervoor zorgt dat je team thuis dezelfde kwalitatieve voorzieningen tot de beschikking heeft als op kantoor. Dat geldt natuurlijk voor de bureaustoel en die lekkere koffie, maar dubbel en dwars voor een deugdelijke softwareomgeving. In dit blog vertellen we je graag waar je op moet letten bij de inrichting van een werkbaar thuiswerkplatform.

Een beetje van allebei

Voor velen is de huidige werkplek nog een hybride omgeving. Daarmee bedoelen we dat je voor een deel onafhankelijk aan de slag kunt, maar dat je vaak ook nog voorzieningen van kantoor nodig hebt. Aan de ene kant kun je contact blijven zoeken met je collega’s via een of meer van de vele samenwerkingstools die er op de markt zijn, terwijl je aan de andere kant nog veel programma’s nodig hebt die je lokaal moet gebruiken of die ergens op een server staan te draaien.

Vlekkeloos samenwerken is het hoofddoel

Om werknemers op afstand met elkaar te verbinden, kiezen veel organisaties voor een Virtual Desktop Infrastructure (VDI)-tool. VPN-verbindingen waarmee je vanuit huis op de server inlogt zijn populair, maar ook omgevingen als Citrix, die je in staat stellen om thuis je desktop te openen alsof je op het werk bent. Deze oplossingen lijken op het eerste gezicht precies te doen wat ze beloven. Je kunt immers contact houden met elkaar en je belangrijke bestanden heb je tot je beschikking. Zoals wel vaker is de waarheid echter weerbarstiger.

De nadelen van VDI-tools

Houd je vast. Stel dat je thuis een document uit wilt printen vanaf je virtuele desktop. De enige manier waarop dit mogelijk is, is wanneer je vanuit je VDI-omgeving het desbetreffende bestand naar jezelf mailt. Nu mag je uitloggen uit je VDI-omgeving en vervolgens opnieuw inloggen op je e-mailaccount om het bestand tevoorschijn te toveren. Dit bestand kun je nu vanuit je eigen omgeving printen. Hierna zul je weer uit moeten loggen uit je persoonlijke omgeving en weer in moeten loggen in je VDI-omgeving om weer aangesloten te zijn met je collega’s. Dat is niet handig. En het wordt nog erger.

AdobeStock_278319543.jpeg

Een ander voorbeeld. Misschien mag je een stuk software gaan gebruiken dat niet beschikbaar is gesteld in de VDI-omgeving. Leuk! Op dit moment moet je weer uitloggen uit je werkomgeving en het programma in je persoonlijke omgeving installeren. Oh wacht, je hebt natuurlijk wel je werkbestanden nodig om mee aan de slag te gaan in het nieuwe programma. Opnieuw. Je download alle bestanden die je nodig hebt vanuit je VDI-omgeving en slaat ze lokaal op. Nu log je uit en zoek je het nieuwe programma op. Je doet je ding en slaat het weer lokaal op, waarna je weer uitlogt en…

Maar het kan nog erger. Stel dat je samen aan een overlegdocument werkt dat oorspronkelijk op de server staat. Dit document wordt dan door iedereen lokaal opgeslagen, waarna alle partijen lekker met hun eigen bestand verdergaan. Het aantal verschillende versies blijft zich opstapelen en het bronbestand is niet meer te identificeren. Ook mag je van alle kanten wachtwoorden, tokens en authenticators voor de dag halen. Uiteindelijk weet je niet meer wie op wat aan het reageren is en sta je aan het eind van de rit voor een uitdagende puzzel zonder winnaar.

Kies voor Microsoft Teams

Gelukkig kan het anders. Al jouw apps, tools en andere benodigdheden kun je onderbrengen in één omgeving: Microsoft Teams. Waarschijnlijk gebruik je binnen je organisatie al veel programma’s van Microsoft. Denk aan Outlook, Word, Excel en wat niet al. Binnen Teams kun je al deze applicaties moeiteloos bereiken via tabbladen. Ook kun je externe applicaties eenvoudig integreren. Zo heb je alles wat je nodig hebt in één tool (die je voor een groot deel al kent!) en hoef je niet meer constant te switchen tussen allerlei virtuele omgevingen. Daar komt nog bij dat je meteen kunt videobellen vanuit Teams, dus dat is mooi meegenomen.

Een ander heel groot voordeel van Microsoft Teams is dat je versiebeheer hebt. Waar je ook bent en welk apparaat je ook gebruikt, iedereen heeft het actuele bestand of document onder zijn of haar neus. Dat geldt trouwens niet alleen voor je collega’s, maar ook voor externen met wie je wilt samenwerken. Alle perikelen rond in- en uitloggen en onbereikbare programma’s zijn verleden tijd. Wat overblijft is een soepele omgeving waarin alle belanghebbende efficiënt, tegelijk en – wat misschien nog wel het belangrijkst is – zonder frustratie hun werk kunnen doen.

Ben je benieuwd hoe je binnen je organisatie beter kunt gaan samenwerken? Neem contact met ons op en een van onze consultants legt het je haarfijn uit.

Visma-Circle-Djuma-Checklist-mockup

Download checklist


Wij brachten uitgebreid in kaart wat je als overheidsorganisatie nodig hebt om jouw samenwerkingsomgeving beter te structuren.

Naar downloadpagina →

Inschrijven per e-mail