Menu

Microsoft Teams is handig, maar hoe voorkom je toekomstige chaos?

Remi Scholten
24 maart 2020

Door het coronavirus kwam er een enorme impuls op thuiswerken en afstandsonderwijs. Ik zie een groot verschil in hoe organisaties hiermee omgaan. De één had alle faciliteiten al geregeld en is good-to-go. Anderen worden overvallen. Binnen onze branches zien wij veel gebruik van Microsoft Teams (Office 365). Het kan je organisatie wendbaarder maken, zeker! Maar wapen je nu tegen de risico’s om te voorkomen dat je van de ene crisis in de andere belandt.

MS Teams handig? Absoluut!

Neem nou niet alleen van mij aan dat Microsoft Teams handig is. De slechts drie jaar oude tool was al behoorlijk populair (in november 20 miljoen gebruikers) maar sinds de virusuitbraak steeg het aantal dagelijkse gebruikers in maart naar 44 miljoen. Wat vindt men er dan zo handig aan? Vooral de fatsoenlijke integratie met bestaande kantoorautomatisering in combinatie met het tijd- en plaats onafhankelijk werken. Een handige tool in het wendbaarder maken van jouw organisatie. Gezien de huidige uitdagingen rondom het coronavirus is dit geen overbodige luxe!

Ook wij gebruiken Teams overigens al geruime tijd. Bij onze klanten merken wij een enorme bereidheid om zich aan de nieuwe situatie aan te passen. In het verleden zetten we op deze manier reistijd om in netto werktijd; door werkzaamheden ‘op afstand’ uit te voeren. Nu gaat alles ineens ‘op afstand’. Dan ontdekt iedereen dat er veel meer kan, dan tot nu toe voor mogelijk werd gehouden. Het voeren van interviews en groepsdialogen blijkt ineens uitstekend online te gaan.

Ook als jullie nog geen gebruik maken van Microsoft Teams is er goed nieuws! Microsoft biedt namelijk de premiumversie van Microsoft Teams zes maanden lang gratis aan. Wil je snel aan de slag, download dan deze handige Nederlandstalige handleiding “Snel met Microsoft Teams aan de slag”.

Maar pas op; er is een keerzijde!

Onder druk van de actualiteit en mogelijkheden gaat iedereen nu enthousiast aan de slag met Microsoft Teams. Collega’s maken nieuwe teams en kanalen aan, slaan overal documenten op en binnen de kortste keren ontstaat er een nieuw probleem: informatiechaos. Eindeloos zoeken naar het juiste bestand; net als vroeger op de groepsschijf en in de e-mail. De meeste medewerkers werken aan meerdere projecten en binnen verschillende teams; dan kun je dat niet iedere keer op een heel andere manier doen. Daar zit je als organisatie niet op te wachten! En voordat je het weet handel je ineens in strijd met de wensen of eisen van je CISO, accountant, de onderwijsinspectie of zelfs de archiefwet. En delen met externen? Heerlijk dat dit zo eenvoudig kan, maar als je dat niet goed inricht, heb je zomaar een datalek te pakken.

Vrijheid met gebondenheid

Allereerst is het belangrijk dat iedereen vooruit kan met videoconferencing en chatten. Dit is een mooie kans. Vanuit Visma Circle zien wij het als ons doel om onze klanten een structurele digitale impuls te geven. Hierbij hoort een gezonde aandacht voor samenwerken, terwijl je de bijbehorende wet- en regelgeving volgt. We hebben daar een specifieke projectaanpak voor met concrete oplossingen. Bijvoorbeeld in de vorm van een bewezen integratie tussen het zaaksysteem, Microsoft Teams en een gecertificeerde Office 365-oplossing. Uiteraard houden we rekening met de balans tussen vrijheid voor de eindgebruikers en de verplichtingen die jullie organisatie heeft. Vrijheid in gebondenheid noemen wij dat.

Crisis: een kans én een uitdaging…

Persoonlijk zie ik in de huidige coronacrisis een belangrijke reden om digitalisering te versnellen. Het Chinese woord “crisis” bestaat niet voor niets uit twee tekens: kans en uitdaging. Dit is hét moment om thuiswerken te promoten evenals digitaal onderwijs (op afstand). Ook marktonderzoeksbureau Gartner bevestigt het: het is van levensbelang voor je organisatie om in deze barre tijden een wendbare organisatie te creëren.

Whitepaper "Werken met informatie"

Meer informatie over een wendbare organisatie die rekening houdt met de balans tussen vrijheid voor de eindgebruikers en de verplichtingen van de organisatie publiceren we binnenkort in onze Whitepaper “Werken met informatie”. Wil je die ontvangen? Schrijf je dan hieronder alvast in.

Whitepaper "Werken met informatie"

Als je op de hoogte wilt blijven van ons standpunt rondom de balans tussen vrijheid voor eindgebruikers en de verplichtingen van de organisatie, laat hier dan je gegevens achter, dan seinen we je in als de Whitepaper "Werken met informatie" binnenkort af is!

AdobeStock_97923004.jpeg_CSGBB

Inschrijven per e-mail