Menu

Agile Implementeren

Voorkom dat je vliegende start een duikvlucht wordt! 

Implementaties kennen vaak een vliegende start. Betrokkenen besteden genoeg aandacht aan de introductie van het project en de communicatiemolen draait op volle toeren. Echter gaande weg het traject zakt het in en ontstaat er steeds meer weerstand. Hoe kan dat? Simpel: omdat projectleiders de meeste projecten nog altijd van A tot Z plannen en weigeren in te zien dat de organisatie continu in beweging is. Denk aan een reorganisatie, ziekteverzuim, nieuwe wetgeving, andere inzichten om het werk uit te voeren en ga zo maar door. De unieke sprint aanpak van Visma Circle stelt je in staat om hierop anticiperen. En voor dat je het weet is je implementatie ineens heel agile!

Een Agile implementatie start het beste met een niet-standaard kick-off, dat doen we dan ook in de vorm van de Djuma Experience.

Djuma Experience, aflevering 7, Dienst Dommelvallei

Bezint eer ge begint

Een eeuwen oude uitspraak maar nog altijd van toepassing! Met een implementatieaanpak van Visma Circle wordt heel snel duidelijk wat de concrete doelen zijn, hoe groot de uitdagingen zijn, waar extra aandacht nodig is en waarmee je het beste kunt starten. Met unieke ingrediënten als werkvloerobservaties, impactgames en workshops waarmee de WHY van het project helder wordt gedefinieerd maken we indruk en komt het project tot leven. Daarbij nemen we het management mee in de resultaten, de aanpak en planning.

Maximaal draagvlak met sprints!

In 4 wekelijkse sprints implementeren we zaakgericht werken en digitale dienstverlening met Djuma voor een team of een groep werkprocessen. Een sprint, geïnspireerd vanuit de scrum methodiek, is een intensieve samenwerking met het betreffende team en heeft een agile karakter.

We starten met een inspirerende team kick-on. Hierbij simuleren we zaakgericht werken met een spel zodat medewerkers daadwerkelijk ervaren wat de nieuwe manier van werken betekent.

Scrum

Een scrumruimte, een scrumboard en een aantal geselecteerde medewerkers van het team maken de voorbereidingen compleet en gaan onder begeleiding van de scrummaster aan de slag (tezamen het sprintteam).

Wekelijkse thema’s

Elke week staat er een nieuw thema centraal waarin het sprintteam zich buigt over zaaktypen. Het team toetst de eerder gedefinieerde werkafspraken op teamniveau en stelt deze eventueel bij. De resultaten werkt men direct bij in het zaaksysteem. Aan het einde van deze week organiseren ze een teamsessie met daarin een presentatie van de bereikte resultaten, inclusief een demo van Djuma.

Hands-on ervaren en beleven

Medewerkers kunnen vervolgens direct ervaren - op hun eigen werkplek - hoe Djuma hun werk in de toekomst gaat ondersteunen. De opgedane ervaringen en feedback nemen we mee als input voor het thema van de volgende week. Deze werkwijze garandeert een optimale betrokkenheid van alle medewerkers en zorgt voor draagvlak van de lancering van digitaal en zaakgericht werken met Djuma!

End of Sprint

Een sprint eindigt met een zogenaamde “End of sprint”. Dit is een finalebijeenkomst voor het gehele team waarin we terugblikken op het sprintverloop, uitgebreid stilstaan bij de (bijgestelde) werkafspraken en geven we een instructie van de belangrijkste Djuma functionaliteiten.

Vervolgens dagen we alle medewerkers uit om deel te nemen aan de zogenaamde zaakgericht werken escape room! Medewerkers die hieruit weten te ontsnappen hebben voldoende kennis van Djuma en zijn in staat om digitaal en zaakgericht te gaan werken!

Continue anticiperen

Het invoeren van zaakgericht werken en digitale dienstverlening doe je er niet even bij. Dit vraagt om veel aandacht, tijd, capaciteit. En laten dat nu net de succesingrediënten zijn die nog als eens onder druk komen te staan. Het is zodoende zinloos om verder dan drie maanden vooruit te plannen. Het bijhouden van zo'n planning kost ontzettend veel tijd en aandacht en draagt niet bij aan het eindresultaat.

Bij een Agile implementatie zijn we continue met de organisatie in gesprek en weten hierdoor wat er speelt. Met deze kennis stellen we de implementatieroute of vervolgstap in samenspraak met het management bij en borgen we het succes.

Vertel me meer!