Jongeman-haalt-dossiers-uit-archief

Dossiers en archieven op orde brengen en houden

Controle over je archief

In de rush van tegenwoordig is er veel aandacht voor een geweldige dienstverlening en een efficiënt opererende organisatie. Helaas richt dit zich allemaal vaak op resultaten op de korte termijn. En het archief is niet bepaald een sexy onderwerp om je druk om te maken. Anderzijds wordt het steeds belangrijker om je als publieke organisatie te kunnen verantwoorden over je handelen. Met een informatiechaos die bij iedere zogenoemde optimalisatie groter wordt vormt dit een steeds grotere uitdaging. Zorg dat je je informatievoorziening op orde krijgt en houdt, nu de chaos nog enigszins is te overzien.

Wij vinden de balans tussen gebruikers- en organisatiebelangen

Als je computers uit beveiligingsoverwegingen volledig afsluit van de buitenwereld, kun je er vergif op innemen dat gebruikers andere systemen gaan gebruiken om hun werk te doen. Als je gebruikers vraagt om tientallen metadata vast te leggen, voordat een document geregistreerd kan worden, bedenkt hij zich wel drie keer voordat hij dit document opslaat op de plek waar jij dat eigenlijk wil.

De kunst is om op zoek te gaan naar een aanpak waarbij gebruikers zich optimaal ondersteund voelen en aan de andere kant ook de noodzakelijk informatie wordt vastgelegd (liefst zonder de gebruiker ermee te hinderen) om de informatievoorziening op orde te houden. Wij verstaan deze kunst als geen ander en zorgen ervoor dat gebruikers enthousiast zijn en jij je informatie op orde krijgt en houdt.

Verstand van zaken in de breedte van informatie

Informatie is nooit alleen maar een aantal gegevens bij elkaar in een applicatie, of een individueel document. Informatie krijgt waarde door samenhang. Bovendien verandert informatie soms in de loop van de tijd van vorm. Wat begint als een persoonlijke notitie en vervolgens aangepast wordt door twee collega’s, kan vijf weken later een adviesnota zijn die in een vastomlijnd proces wordt aangeboden aan het bestuur en na een besluit daarop de start vormt van een groot onvoorspelbaar programma of project.

Wij hebben kennis van de veranderende eisen en wensen van gebruikers in de verschillende stadia waar informatie zich – soms op hetzelfde moment – in kan bevinden. Wij verbinden individueel werken met samenwerken in de groep en het werken in vastomlijnde processen met het werken in een vrije, soms creatieve, omgeving. Hiermee halen we de muren weg tussen informatie en bieden we jou inzichten en je gebruikers ondersteuning, zoals je dit niet eerder ervaren hebt.

Kennis van wet- en regelgeving

We leven in het informatietijdperk. Informatie is goud waard. En met het beheren van veel informatie komt een grote verantwoordelijkheid kijken. Vanuit wet- en regelgeving worden er hoge eisen aan jou en je organisatie gesteld. Eisen over bijvoorbeeld privacy, beveiliging, toegankelijkheid en transparantie.

Het is dan fijn om met een leverancier te kunnen praten die weet waar jij het over hebt, zodat jij deze wet- en regelgeving niet hoeft uit te leggen. Liefst een die jou nog eens nieuwe inzichten kan geven, of in contact kan brengen met andere professionals die te maken hebben met dezelfde uitdagingen als jijzelf. Wij kennen de relevante wet- en regelgeving en zijn in staat om deze te vertalen naar werkbare oplossingen en werkwijzen.

Voorbereid op overdragen naar een e-depot

In de nadagen van informatie komt informatie soms in (regionale) archieven terecht. Vroeger (en nog steeds trouwens) sloegen zij alles netjes op in de kilometerslange rij paternosterkasten. Tegenwoordig dragen we ook digitaal over naar een e-depot. Door al bij de creatie en de verdere levensloop van informatie rekening te houden met deze eindbestemming, kan veel leed voorkomen worden bij het (voorbereiden van) de overdracht naar e-depots.

Wij hebben ruime ervaring met pre-depots, TMLO, (eventueel vervroegde) overplaatsing en uitplaatsing van archieven. Dit komt goed van pas bij het op orde brengen van jouw dossiers en archieven en bij het organiseren van de wijze waarop nieuwe archieven tot stand komen. Een hoop gedoe in de toekomst wordt daarmee voorkomen.

Meer weten?

Wij helpen je graag verder. Neem gerust contact op, of schrijf je in voor de nieuwsbrief.

“Als je zo ver bent dat je alles digitaal doet, dan is het wenselijk dat ook de laatste fase van een document lifecycle digitaal, verifieerbaar, traceerbaar, verantwoord en gecontroleerd verloopt.”
Wiel-Swinckels

Wiel Swinckels
Informatiemanagement Advies, Circle Software

Blije-gebruikers-van-onze-software-liggend

Do It Yourself, Easily

Dienst-Dommelvallei
Waterschap Brabantse Delta
Gemeente Weert
Provincie Noord-Holland
Gemeente Breda
ROC van Twente
“Voor ons is Djuma rust in de organisatie, want al onze processen zijn nu optimaal geborgd.”
Stefan-Wenink

Stefan Wenink
Directeur, Home Instead Amsterdam

“Circle Software's oplossingen kenmerken zich door het toepasbaar maken van ambities, visies en projecten rondom informatiebeheer. Ze zijn al 20 jaar een betrouwbare partner bij nieuwe uitdagingen rondom koppelingen, artificial intelligence en veranderde wetgeving in ons vakgebied. Ook de laatste Djuma-implementatie geeft onze organisatie veel vertrouwen, dat de ambities rondom zaakgericht en digitaal werken ingevuld kunnen worden.”
Ludwig-van-Dijk

Ludwig van Dijk
Teammanager ICTAR/DIV, Gemeente Almere

Wij legden met de sprintaanpak de basis voor digitaal én zaakgericht werken. Djuma wordt steeds meer het hart van onze organisatie. We hebben nu een centraal systeem om onze informatie gestructureerd vast te leggen. De eenvoud van Djuma is wat mij aanspreekt. Dat maakt ook dat mensen het gaan gebruiken. Het zoeken is bijvoorbeeld verbazingwekkend makkelijk.”
Gerard-van-der-Hoeven

Gerard van der Hoeven
Hoofd afdeling Dienstverlening, Gemeente Weert

“We werkten al met Circle Software en hadden dus al ervaring met hen. Ze zijn goed bereikbaar, denken mee en weten wat er speelt in onze organisatie. Handig ook dat er al meerdere ROC’s op hun SharePoint-solutions zijn overgestapt en in de cloud werken. Onze Bekostigingsdossiers solution is gebruikersvriendelijk en passend bij ontwikkelingen in het MBO.”
Monique-Lammerinks

Monique Lammerinks
Teamleider Studentenadministratie

“We hebben nu een volledig zaaksysteem inclusief de gewenste kaartfaciliteiten geheel volgens plan geïmplementeerd. Dit was niet mogelijk geweest als we niet als partners hadden samengewerkt. Vanaf dag één hebben we alles aangepakt als een geolied team.”
Empty

Chris van den Hoven
Senior IT Projectmanager, Waterschap Brabantse Delta