Verbeter samenwerking in de keten

Verbeter samenwerking in de keten

Gecontroleerde toegang

Organisatiegrenzen zijn steeds minder hard. Er wordt meer en meer samengewerkt met specialistische partijen buiten de eigen organisatie. Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers dit op een prettige manier kunnen doen, zonder dat je het risico loopt dat mensen toegang krijgen tot informatie die niet voor hen bestemd is? Als dit vanuit de organisatie niet goed ondersteund wordt, zoeken gebruikers hun eigen weg. Zwervende bestanden op USB-sticks, in tal van e-mail boxen en online platformen zijn het gevolg. Bied je gebruikers snel een passende oplossing die voor de organisatie beheersbaar is, nu de schade nog enigszins te overzien is.

Welke behoefte aan vrije samenwerking hebben gebruikers?

Een projectmatige samenwerking kan verschillend worden ingevuld op verschillende afdelingen. De totstandkoming van nieuw beleid vraagt opnieuw om een andere benadering. Wij brengen samen met jou de behoefte aan samenwerking binnen (en buiten) jouw organisatie in kaart en bieden op basis daarvan een oplossing die aansluit bij de wensen van de gebruikers. De kunst is te zoeken naar een oplossing die gebruikers optimaal ondersteunt en gelijktijdig voldoet aan de eisen van de organisatie zoals de archiefwet en privacy. 

Zo weet je zeker dat zij deze oplossing ook daadwerkelijk gaan gebruiken. We sluiten daarbij zoveel als mogelijk aan op de oplossingen die vaak al voorhanden zijn en gebruikt worden binnen de organisatie. Een belangrijk element daarin is om de gebruikers niet te overladen met mogelijkheden, maar een oplossing te bieden die toegesneden is op hen individuele wensen.

Zie de samenhang in delen van ongestructureerde en gestructureerde informatie

Wat begint als een persoonlijke notitie, kan vijf weken later een adviesnota zijn die in een vastomlijnd proces wordt aangeboden aan het bestuur en na een besluit daarop de start vormt van een groot onvoorspelbaar programma of project. Doordat er in verschillende omgevingen gewerkt wordt, is deze samenhang voor niemand zichtbaar. Dat is zonde!

Deze verbanden zijn namelijk ontzettend interessant om deze informatie te kunnen waarderen. Door deze verbanden, liefst zonder afhankelijkheid van extra handelingen door gebruikers, vast te leggen krijgt de organisatie grip op een ontzettend groot deel van haar informatie. En het mooie is, dat juist de meest betekenisvolle informatie op deze manier komt bovendrijven.

Ken het soort structurele en incidentele partners van jouw organisatie

Wanneer je structureel samenwerkt met een ketenorganisatie, dan kun je hier anders mee omgaan, dan met een persoon waarmee je incidenteel samenwerkt in een project. Onder strikte afspraken en controle daarop, zou je bijvoorbeeld autorisatie op persoonsniveau aan deze eerstgenoemde organisatie toe kunnen vertrouwen. Bij incidentele samenwerking is het belangrijk om deze verantwoordelijkheid bij jezelf te houden.

Wij brengen de verschillende (soorten) samenwerkingspartners in kaart en bepalen samen hoe we in een samenwerkingsomgeving met deze verschillende soorten partners om kunnen gaan. Dit geeft zekerheid over de toegangscontrole tot de informatie van jouw organisatie, borgt dat gebruikers op efficiënte wijze kunnen samenwerken en beperkt de beheerlast tot de noodzakelijke inspanning.

Slimme technologie kan helpen

In de traditionele informatievoorziening hebben we in de vastlegging altijd sterk vertrouwd op de inzichten en bereidheid van de gebruiker om deze inzichten vast te leggen. Zij slaan bestanden op in een logische mappenstructuur en starten waar nodig een proces in een procesapplicatie, waarbij zij alle nodige informatie vastleggen.

Nieuwe technologie kan hier intelligentie aan toevoegen. Wij brengen de mogelijkheden hiervan graag in kaart en realiseren oplossingen om de gebruiker hierin beter te ondersteunen en desgewenst de afhankelijkheid van de gebruiker hierin sterk te beperken, waardoor de kwaliteit van de informatievoorziening van de organisatie verbetert.

Meer weten?

Wij helpen je graag verder. Neem gerust contact op, of schrijf je in voor de nieuwsbrief.

“Samenwerken in de keten is alleen mogelijk door de juiste balans aan te brengen tussen gebruiksgemak en organisatie-eisen. Organisaties dienen dit te faciliteren; niet te blokkeren.”
Remi-Scholten

Remi Scholten
Product Manager, Circle Software

Blije-gebruikers-van-onze-software-liggend

Do It Yourself, Easily

Dienst-Dommelvallei
Waterschap Brabantse Delta
Gemeente Weert
Provincie Noord-Holland
Gemeente Breda
ROC van Twente
“Voor ons is Djuma rust in de organisatie, want al onze processen zijn nu optimaal geborgd.”
Stefan-Wenink

Stefan Wenink
Directeur, Home Instead Amsterdam

“Circle Software's oplossingen kenmerken zich door het toepasbaar maken van ambities, visies en projecten rondom informatiebeheer. Ze zijn al 20 jaar een betrouwbare partner bij nieuwe uitdagingen rondom koppelingen, artificial intelligence en veranderde wetgeving in ons vakgebied. Ook de laatste Djuma-implementatie geeft onze organisatie veel vertrouwen, dat de ambities rondom zaakgericht en digitaal werken ingevuld kunnen worden.”
Ludwig-van-Dijk

Ludwig van Dijk
Teammanager ICTAR/DIV, Gemeente Almere

Wij legden met de sprintaanpak de basis voor digitaal én zaakgericht werken. Djuma wordt steeds meer het hart van onze organisatie. We hebben nu een centraal systeem om onze informatie gestructureerd vast te leggen. De eenvoud van Djuma is wat mij aanspreekt. Dat maakt ook dat mensen het gaan gebruiken. Het zoeken is bijvoorbeeld verbazingwekkend makkelijk.”
Gerard-van-der-Hoeven

Gerard van der Hoeven
Hoofd afdeling Dienstverlening, Gemeente Weert

“We werkten al met Circle Software en hadden dus al ervaring met hen. Ze zijn goed bereikbaar, denken mee en weten wat er speelt in onze organisatie. Handig ook dat er al meerdere ROC’s op hun SharePoint-solutions zijn overgestapt en in de cloud werken. Onze Bekostigingsdossiers solution is gebruikersvriendelijk en passend bij ontwikkelingen in het MBO.”
Monique-Lammerinks

Monique Lammerinks
Teamleider Studentenadministratie

“We hebben nu een volledig zaaksysteem inclusief de gewenste kaartfaciliteiten geheel volgens plan geïmplementeerd. Dit was niet mogelijk geweest als we niet als partners hadden samengewerkt. Vanaf dag één hebben we alles aangepakt als een geolied team.”
Chris-van-den-Hoven

Chris van den Hoven
Senior IT Projectmanager, Waterschap Brabantse Delta