Menu

Tegenwoordig is digitalisering een cruciale randvoorwaarde voor de informatievoorziening binnen organisaties. Trends en ontwikkelingen die op organisaties afkomen, zijn de drijvende krachten hierbij. En dat zijn niet de minste! Denk aan toenemende wet- en regelgeving, decentralisatie van taken, een continu veeleisendere samenleving en achteloos krimpende budgetten. En wat denk je van de toenemende behoefte aan een moderne, efficiënte bedrijfsvoering, intensievere samenwerkingen, verjonging van organisaties, enzovoorts.

De lijst lijkt eindeloos maar één ding is inmiddels evident: er IS behoefte aan tijd, plaats en apparatuur onafhankelijk kunnen (samen)werken. Dat staat tenminste niet meer ter discussie.

Digitaliseringsprojecten

Wij zien dat de rol van de (documentaire) informatievoorziening een enorme verandering heeft ondergaan. Aangepaste ondersteunende systemen zijn nu vereist! Veel organisaties stoeien inmiddels met digitaliseringsprojecten. Ze kiezen voor één systeem dat ze vervolgens over de hele organisatie willen uitrollen. Dan blijft, ondanks de kwaliteiten van het systeem alleen ineens de adoptie achter. ‘Men’ vindt het niet lekker werken! Maar, waarom?

Eigenlijk niet heel gek. Organisaties proberen doorlopend meerdere ballen hoog te houden, vaak teveel en op een vreselijk onhandige of kromme wijze.

Onze visie

Optimaliseer uw processen en creëer efficiency.Wat ons betreft zijn er drie herkenbare elementen – de spreekwoordelijke ballen – die een rol spelen bij digitaal (samen)werken:

  1. Het verlangen om interne én externe samenwerking en kennisdeling te faciliteren (collaboration).
  2. De behoefte om de bedrijfsvoering te ondersteunen in het streven naar meer efficiency en dienstverlening (toegankelijkheid en procesondersteuning).
  3. De wens om informatievoorziening robuust te maken en te houden vanuit het oogpunt van wet- en regelgeving en risicomanagement (compliance, privacy en duurzaam archief).

De meeste van uw medewerkers krijgen te maken met al deze drie ballen. Afhankelijk van de functie van de medewerker zal alleen de focus verschuiven.

En daar zit nou net de grootste uitdaging!

Verschillen en overeenkomsten

Welke?

Faciliteer samenwerking, binnen én buiten je organisatie.

Stel je het volgende eens voor: je bent een project- of beleidsmedewerker. Jouw focus ligt waarschijnlijk op het succesvol samenwerken met collega’s en externen. Vrijheid is daarbij van belang! Het gehanteerde systeem moet vele manieren van samenwerken ondersteunen en het werk uitvoeren zoals jij dit wilt en met voor jou vertrouwde tools.

Verplaats je vervolgens eens in de rol van de medewerker van een staforganisatie (bijvoorbeeld medewerkers personeelsadministratie). Die zitten meer aan de uitvoerende kant. Bij hen ligt het zwaartepunt op de dienstverlening en hogere eisen die dit stelt aan duidelijke processen en een gestroomlijnde efficiency.

Hoe dan ook, in alle gevallen is er de wettelijke verplichting belangrijke informatie duurzaam te bewaren. Tegelijkertijd moet je ook de privacy respecteren en het bewaren of vernietigen naar behoren regelen (Compliance en Governance).

Uw organisatie moet altijd jongleren! Laat de belangrijkste bal in ieder geval niet vallen…

Trends en verschuivingen

Werk compliant met wet- en regelgeving!Wij zien een trend waarbij functioneel verschillende werelden in elkaar schuiven. Hierbij is de uitdaging om deze ogenschijnlijk tegenstrijdige belangen te verbinden. Het doel blijft om de verkokering van informatievoorziening en -systemen tegen te gaan. Iedereen dient ook aan de AVG-wetgeving te voldoen.

Let wel, iedere “bal” heeft zijn eigen kenmerken. Hierdoor moet een organisatie altijd jongleren. Bepaal allereerst welke bal voor jouw organisatie de belangrijkste is en laat deze in elk geval niet vallen.

De meest relevante bal is per organisatietype anders. Zo zal een gemeente snel voor efficiency in de vorm van een zaaksysteem kiezen terwijl de voorkeur van kennis intensieve projectorganisaties zoals provincies en onderwijsinstellingen sneller uitgaat naar een samenwerkomgeving.

Kortom, (jong)leer verstandig!