Menu

Onderbanken – Woensdag 9 september vond de kick-off plaats van de implementatie van zaakgericht werken voor de gemeente Onderbanken. Een projectkick-off waarmee Circle Software aantoont op disruptieve wijze alle uitdagingen binnen zo’n project te lijf te gaan.

De adrenaline gierde door eenieders lijf toen de projectleden allen in een volledig elektrisch aangedreven bolide – een snelle Tesla Model S – van het gemeentehuis wegstoven. Op de eerste locatie ontving het projectteam de opdracht voor deze dag, het organiseren van een borrel voor de gehele organisatie. Deze implementatie is immers niet het feestje van het projectteam, maar van de hele organisatie. Djuma ondersteunde ook de organisatie van deze borrel. Diverse uitdagingen moest de projectgroep gedurende deze opdracht overwinnen.

Zo klommen de projectleden eerst op een klimwand. De link naar zaakgericht weken is hierbij snel gelegd. Een bergbeklimmer moet volledig kunnen vertrouwen op zijn uitrusting, die hem bovendien zo min mogelijk moet hinderen bij het leveren van zijn topprestatie en alleen daar ondersteunen waar dat wenselijk is. In feit geldt hetzelfde voor zaakgericht werken en de rol van het zaaksysteem. Vandaar de naam Djuma, afgeleid van de Jumar, een klem uit het bergklimmen.

Een escaperoom beproefde de groepsdynamiek en de deelnemers moesten alles op alles zetten om gezamenlijk en tijdig te kunnen ontsnappen. Een race tegen de klok, waar alleen teamwork het kon winnen van de puzzels die de illusionisten van de escaperoom hadden bedacht.

ZGW Impact Game

Een zeer belangrijk aspect van deze dag was de ZGW Impact Game. Het projectteam ervaarde door toepassing van gamification écht waar zaakgericht werken over gaat. Ook waarom het goed is dat de gemeente zaakgericht gaat werken en wat de consequenties hiervan zijn in de organisatie. Niet te vergeten, wat iedereen voor investering moet doen om zaakgericht werken te laten slagen. Niet een slaapverwekkende presentatie van een goedbedoelende projectleider, of een overenthousiast – en vaak onrealistisch – verhaal van een directeur, nam de projectleden hier in mee, maar enkel en alleen hun eigen ervaring tijdens deze game.

“We moeten dit voor de hele organisatie gaan organiseren”, aldus de reactie van één van de deelnemers.

De projectleden waren mooi op tijd met het organiseren van de borrel en geheel op eigen wijze deden zij vervolgens verslag van de Djuma Experience. Het is geweldig om te zien hoe de projectleden erin slagen om hun eigen ervaringen over te dragen aan de rest van de organisatie.

Big Bang

De komende periode gaat het projectteam intensief aan de slag om Djuma te implementeren. Het Model-DSP van Sdu vormt hierbij de basis voor de zaaktypecatalogus in Djuma. Het projectteam zal het Model-DSP in een korte periode aanpassen op de werkwijze en wensen binnen de gemeente Onderbanken. Hierdoor is de gemeente in staat om met een big bang, direct met de hele organisatie live te gaan met zaakgericht werken in Djuma.