Menu

Aanleiding oplossing
‘De verhuizing van de gemeente Zaanstad naar een nieuw en ultramodern stadhuis was de katalysator voor de inrichting van een volledig digitale postkamer, maar het was zeker niet de enige reden’, vertelt Ottilio Christiaan van Zaanstad. ‘Begin 2011 had Zaanstad al de eerste stap genomen om digitaal te gaan werken met de invoering van Verseon. We waren klaar voor een volgende stap waarin een herzien proces zou moeten resulteren in een aanzienlijk kortere doorlooptijd, een snellere manier van werken, met minder handelingen waardoor de kans op fouten zou afnemen. De grote winst zou gerealiseerd worden door het automatiseren van de registratie van de documenten en de daaruit volgende kwaliteitsstijging van de gegevens in Verseon.

Naast een versnelling in de verwerking van de binnenkomende documenten en een daaruit voortvloeiende forse financiële jaarlijks terugkerende besparing realiseerden ze ook de “zachte” voordelen van een snellere en consistentere verwerking van de inkomende post. Dat was voor Zaanstad minstens zo belangrijk! Denk aan de wettelijke maximale doorlooptijden die gekoppeld zijn aan alle vragen van burgers en ondernemingen. Overigens is een half jaar na invoering gebleken dat de besparingen meer dan anderhalf keer zo hoog waren als initieel geprognotiseerd was, een doorslaggevend succes dus.

De uitdaging
De grote uitdaging in dit project zit in het enorme aantal verschillende documentcategorieën in combinatie met de relatief lage volumes. De gemeente Zaanstad onderscheidt meer dan 800 verschillende type processen, die vaak op details van elkaar verschillen. Daarnaast is slechts 20% van de binnenkomende post (semi-)gestructureerd, zoals formulieren of facturen. De inzet van content classificatie (zoeken in de inhoud naar sleutelwoorden en semantische overeenkomsten en verschillen) leidt tot het automatisch herkennen van de documentcategorie.

Op basis van de herkende categorie, wordt het document bij een (nieuwe) zaak opgeslagen in Verseon. Op basis van de zaaktypecatalogus in Verseon wordt automatisch bepaald door welke afdeling het behandeld moet worden en ook zaken als wettelijke doorlooptijd en bewaartermijn worden automatisch aan de zaak toegekend. De medewerkers van de behandelend afdeling kunnen de herkende data nog controleren en aanvullen voordat de behandelaars daadwerkelijk van start kunnen voor onze burgers.

‘Doordat we continu onze processen langs de digitale meetlat leggen, zullen we voorlopig nog wel bezig blijven met het verscherpen van onze digitale dienstverlening!,’ aldus Otillio Christiaan.

Meer informatie over onze oplossingen voor digitale postkamer? Neem dan hier contact met ons op.