Menu
Met een groei naar 10.000 leerlingen en zo’n 2 à 3 documenten per student voor bekostiging, was ROC Nijmegen toe aan een snellere verwerkingswijze.

Ook juridische ontwikkelingen zoals de privacywetgeving legden extra druk op de afdeling studentenadministratie. Teamleider Monique Lammerinks en haar team kozen voor de combinatie van SharePoint als cloud-oplossing en hebben nu alle bekostigingsdata bijeen.

“Ons oude systeem was aan verandering toe. Iedere inschrijving, elk overgangsrapport of ander document ter verantwoording van de bekostiging, scanden we blaadje voor blaadje in. Tegelijkertijd steeg het aantal leerlingen en werd het bekostigingsdossier per student steeds complexer. Het veilig doorgeven van alle benodigde data richting de accountant, was door de nieuwe AVG-eisen ook een enorme klus. Begin van dit jaar besloten we daarom anders te gaan werken.”

Tijdwinst
Een oplossing werd gevonden in de Bekostigingsdossiers solution van Circle Software. Het Bekostigingsdossier brengt alle benodigde data samen en slaat ze gegarandeerd veilig op in de cloud. “We hebben nu als het ware één ladekast per student waarbij alle benodigde informatie, snel en makkelijk achter slot en grendel zit. Op welke manier hij of zij de documenten aanlevert, maakt voor ons geen verschil. De kans op fouten is hierdoor verminderd en het scannen doen we nu twee keer zo snel.”

Passend bij MBO
“We werkten al met de oplossingen van Circle Software en hadden in die zin al ervaring met hen. Ze zijn goed bereikbaar, denken mee en weten wat er speelt in onze organisatie. Handig ook dat er al meerdere ROC’s op de SharePoint-solutions van Circle Software zijn overgestapt en in de cloud werken. Hun en onze ervaringen worden steeds meegenomen in de ontwikkeling. Dit maakt de Bekostigingsdossiers solution gebruikersvriendelijk en passend bij ontwikkelingen in het MBO.”

Toekomst
Monique vervolgt: “We zijn benieuwd naar de ontwikkelingen rondom Studentenexamendossiers en andere oplossingen zoals het inzetten van de digitale handtekening en de solutions rondom bewaren en vernietigen binnen SharePoint. Maar voor we zover zijn moet er nog wat water door de Waal.”

Meer weten over Bekostigingsdossiers, klik hier!