Menu

Het wordt leeg in de archiefruimte van Brunssum. Begin 2016 is deze gemeente als eerste in Zuid-Limburg, begonnen met vervangen van de papieren documenten in digitale reproducties. Drie maanden houdt de afdeling informatiebeheer nog een document in de papieren documentstroom, maar daarna verdwijnen vrijwel alle originelen in de kliko.

“Die 3 maanden zijn bedoeld als een hersteltermijn, mocht een digitale scan niet kloppen ten opzichte van papier, maar normaal gezien gaat daarna zo’n 90% van onze documenten door de versnipperaar. Alleen voor extra gevoelige informatie zoals de personeelsdossiers en BIBOB gerelateerde stukken, gelden nog andere regels”.

Simone Backbier, beleidsmedewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) en plaatsvervangend Verseon applicatiebeheerder, weet waarover ze praat. Al vanaf de start van het substitutietraject is zij betrokken bij het opstellen en uitvoeren van het projectplan. In die rol was zij ook de spin in het web in de contacten met projectpartners zoals BMconsultants en Circle Software.

“Je gooit papier weg dus je moet zeker zijn van je zaak. Dat stelt eisen aan de kwaliteit van de mensen en de apparatuur waarmee je aan de slag gaat. Ook komen er veel vragen op je af. Daar moet je op voorbereid zijn. Ons team maakte zich deze taken direct eigen. Dankzij hun inzet en de bijdrage van onze projectpartners konden we deze enorme klus in korte tijd klaren.”

In twee jaar vormde het projectteam de documentaire informatievoorziening om tot een geheel volgens de normen goedgekeurd en beveiligd digitaal opslagsysteem. Brunssum maakte al eerder een digitale omslag in Verseon van Circle Software waarmee onder meer een koppeling met de WMO applicatie en met het vergunningsproces werd gerealiseerd. BMconsultants droeg in dit project zorg voor het nagenoeg foutloos scannen en herkennen van de originelen die de organisatie binnenkomen via de post en digitale weg.

“Hierdoor ontstond een hybride papieren en digitale informatiestroom. Voor onze afdeling heel arbeidsintensief en vandaar het voorstel om over te gaan op volledige digitale vervanging van de archivering. We hebben toen een audit gehad en het bleek dat wij al voor heel veel processen voldeden aan de standaarden. Door Verseon lag de blauwdruk er tenslotte al.”

Het vervangingsbesluit was daarmee sneller genomen. Het team kreeg de taak het verder uit te werken en uit te voeren.

“Onze rol is totaal veranderd. We zitten nu aan de voorkant van de documentenstroom en zitten midden in de organisatie. Ook zien we direct als er iets mis dreigt te gaan, omdat we alle digitale documenten te zien krijgen. Alles wordt transparanter. Voor iedereen. De burger ziet direct wie, waar met zijn stuk bezig is. Raadsleden kunnen online de digitale documenten opvragen. Alles verloopt zaak- én klantgerichter en dat werkt voor iedereen fijner.”

Brunssum gaat nu verder met de verplaatsing van de digitale documenten naar een zogenaamd E-depot (digitale kluis). Wederom een primeur in Zuid-Limburg. Daarmee is Brunssum inmiddels een inspiratiebron voor kleine en grote gemeenten. “We zijn nu zelf deskundigen geworden en gaan zelfs samen met Circle Software, andere gemeenten ondersteuning geven. Kennis delen, daar gaan we voor!”