Menu
Als kleine gemeente voor een ‘Big Bang’ aanpak gaan. Gemeente Onderbanken deed het en koos als eerste gebruiker voor het Djuma Zaaksysteem.

Binnen een jaar werken ze nu volledig zaakgericht én in de Cloud. De medewerkers zorgden zelf voor maatwerk. Alles overboord en meteen starten met zaakgericht werken. Daartoe besloot het team dat de marktverkenning deed voor een nieuw zaaksysteem. Martin van den Oever, adviseur bedrijfsvoering, stuurde het team aan.

“Circle Software kwam met de suggestie dat hun nieuwe pakket Djuma iets voor ons zou kunnen zijn. Djuma werkt immers via de Cloud, iets wat hoog op ons lijstje stond. Daarnaast is het laagdrempelig, gebruikersvriendelijk en flexibel aan te passen aan de wensen van de gebruikers. We hebben daarom al snel ja gezegd op het voorstel om ons als pilot in te zetten voor de implementatie van Djuma.”

Onderbanken ging meteen vol aan de slag met 600 zaaktypen. “Het was een gok om als kleine gemeente zo rigoureus te werk te gaan. Toch hebben we de organisatie mee weten te krijgen door organisatie-breed te werk gegaan. Via feedback vanuit alle afdelingen, werden de zaaktypen in Djuma bijgeschaafd, verbeterd en verwijderd. Deze directe inbreng vanuit de medewerkers heeft de organisatie veel goed gedaan . Circle Software heeft al onze input ook goed opgepakt en door vertaald in het zaaksysteem en in de maatwerktrainingen.”

Ingrid Vromen (Directeur Sector Dienstverlening en Uitvoering) zat vanaf het begin in de werkgroep die Djuma inrichtte. “Als we kijken hoe het nu gaat, dan zien we een absolute verbetering voor de eenvoudigere zaken. Alles is makkelijker terug te vinden, we kunnen mails aan een zaak toevoegen en we hebben alles op één plek geconcentreerd. Ook de samenwerking met collega’s verloopt veel eenvoudiger, omdat alle collega’s in het systeem kunnen meekijken.”

“Het belangrijkst is wel dat de mensen nu zelf zaakgericht werken en denken. Tijdens het werken, zien ze wat er kan en hoe ze zaken kunnen verbeteren. Verbeterpunten die zij aandragen voor Djuma, verwerkt Circle Software in de nieuwe releases. Mensen merken dit en voelen zich gesteund. Dat wordt als positief ervaren.”