Menu

Da Vinci College slagvaardig met digitaal studentendossier
ROC Da Vinci College timmert hard aan de weg om praktijkgericht leren aan te bieden daar waar het gebeurt: op de werkplek. Om contact met en over de ‘mobiele’ student goed te managen, is veilig en efficiënt dossierbeheer noodzakelijk. Da Vinci digitaliseerde daarom haar studentendossiers met Verseon en vroeg om koppeling aan studenteninformatiesysteem EduArte. “Het resultaat is een systeem dat onze processen ondersteunt en het goede van de twee systemen samenbrengt. De gebruiker profiteert hier maximaal van,” aldus Ger Reijnders, Directeur ICT en Facilitair van het Da Vinci College.

Met 10.000 studenten, 550 MBO en HBO opleidingen en een uitgebreid volwasseneducatieprogramma is het ROC Da Vinci College in Zuid-Holland-Zuid de aangewezen partij om on-the-spot leeromgevingen uit te bouwen. Samen met bedrijven en organisaties richt het ROC werkplekken in waar studenten kunnen leren en werken. Een voorbeeld is De Zorgboulevard in Dordrecht waar zorgopleidingen letterlijk zijn opgebouwd rondom een ziekenhuis en zorghotel. Ook richtte het ROC met opleider Innovam een automotive centrum op waar diverse autobedrijven, toeleveranciers zich verenigen om echt maatgesneden onderwijs vorm te geven.

Dossier bepalend
ROC Da Vinci College is een van de koplopers op het terrein van vervlechting van onderwijs en praktijk. Een positie die ze graag willen behouden, aldus de directie. Ook op andere terreinen zoals contractonderwijs, competentiegericht leren en doorstroom van VMBO naar MBO en HBO wil het Da Vinci College zich profileren. Zaken waarbij steeds de student en zijn dossier centraal staan. Maar hoe organiseer je de informatiestromen rondom die student? Hoe ga je om met persoonsgebonden documenten zoals diploma’s of gezondheidsverklaringen? Wie heeft inzicht in welke documenten? Hoe gaan we informatie via verschillende kanalen bundelen en verwerken? Hoe gaan we het inschrijvingsproces verder digitaliseren en versnellen? Vragen die het Da Vinci College op zich af zag komen en daarom op zoek ging naar een passende oplossing.

Gezamenlijke inspanning
Informatiemanager René Visser: “We zochten een systeem dat aansloot bij hetgeen we al hadden. Met Verseon van Circle Software en nOISe van Stoas hadden we al goede ervaring.” EduArte, het studenteninformatiesysteem van Educus is de opvolger van nOISe. Circle Software, producent van Verseon, had in het verleden reeds een koppeling gerealiseerd met nOISe. Om verder te bouwen op deze basis daagde het Da Vinci College Circle Software en Educus uit om een nieuwe gezamenlijke oplossing te bieden tussen Verseon en EduArte. Visser: “Circle Software en Educus hebben die samenwerking van begin af aan perfect opgepikt. Vanuit hun standaardoplossingen hebben ze in korte tijd een volledig geïntegreerd studenteninformatie en -dossiersysteem opgezet. Door de flexibele mogelijkheden van Verseon als backoffice en de onderwijsgerichte oplossingen van EduArte als frontoffice zijn we voorbereid op nieuwe ontwikkelingen. Hierdoor kunnen we direct inspelen op veranderingen zonder dat de kosten voor de baten uitlopen.”

“Wij spelen nu direct in op veranderingen,
zonder dat de kosten voor de baten uitlopen” 

Snelle afhandeling
Als direct merkbaar voordeel noemt Rob van Koningsveld (Hoofd Deelnemersadministratie) de verhoogde efficiency in de bedrijfsvoering. Met name tijdens de inschrijvingsprocedure: “We hebben het hier over een groot aantal binnenkomende documenten (diploma’s, cijferlijsten, inschrijfformulieren, identificatiepapieren, etc.) van 10.000 bestaande en 3.000 nieuwe deelnemers per jaar. Tel daar de praktijkovereenkomsten en verklaringen bij op dan praten we over honderdduizenden documenten per jaar. Daarnaast hebben we maar een korte tijd om gegevens bij te werken. In januari komen de eerste inschrijvingen al binnen maar pas als het schooljaar afgelopen is, komen de bijbehorende diploma’s  voorhanden. Op het laatste moment vallen er dan ook inschrijvingen af of komen erbij. Dit legt een zware druk op de afdelingen die deze documenten moeten verwerken. Eerst gebeurde dit veelal handmatig. Nu kunnen we een groot deel van de documenten inscannen waardoor de gegevens digitaal voor handen komen voor allerlei partijen binnen en buiten onze organisatie. En we winnen natuurlijk opslagruimte en besparen papier.”

Student centraal
Door de digitaliseringslag wordt voorkomen dat dossiers steeds fysiek op en neer gaan. Dat scheelt niet alleen tijd maar zorgt er ook voor dat dossiers niet verloren gaan en beschikbaar zijn op de juiste plaats en tijd. Visser: “Daarbij staat bij ons voorop dat de student gefaciliteerd en beschermd wordt. Neem bijvoorbeeld een student met dyslexie. Voorheen moest deze student bij minstens vier verschillende afdelingen een dyslexieverklaring inleveren. Nu dit document digitaal voor handen is en is gekoppeld aan de studentgegevens kan iedere instantie direct met de juiste, actuele informatie aan de slag. Dat werkt veel efficiënter en scheelt de student een hoop geregel en frustratie.” Van Koningsveld voegt daaraan toe dat het ROC Da Vinci juist door dit soort procedures veel belang hecht aan de privacybescherming: “Wij stellen daarom zeer hoge veiligheidseisen aan onze ICT-voorzieningen. Reden waarom we voor Verseon hebben gekozen. Het is gecertificeerd en biedt goed afgeschermde autorisatiemogelijkheden. Daarin zit zeker de kracht van dit systeem.”

“Zowel Circle Software als Educus denken vooruit,
ook om samen te innoveren”

Snelle vergoeding
De centrale opslag van gegevens levert dubbele winst op bij de jaarlijkse aanlevering van studentendossiers bij het Ministerie van OC&W. Het Rijk vergoedt de jaarlijkse kosten per student pas wanneer alle studentendossiers correct zijn aangeleverd. Levert een onderwijsinstelling te laat of onvolledig aan dan moeten ze de financiering in de tussentijd zelf zien te overbruggen. En dat kan in de papieren lopen. Visser: “Wij kennen de stress die hoort bij de aanleverprocedure. Voorheen was het een hele heisa om dit voor elkaar te krijgen. Bijvoorbeeld voor een accountantsverklaring moesten we eerst de hele organisatie door om informatie boven water te halen. Daar waren we weken mee bezig. Nu hebben we onze studenteninformatie snel en overzichtelijk in kaart. De stress rondom de inschrijvingsprocedure en het indienen van de studentendossiers is daarmee een stuk minder. En het geld vanuit het Rijk hebben we op tijd binnen. Dat maakt het verschil tussen verlies of winst!”

Samen schakelen
Inmiddels is de organisatie zover dat vrijwel alle studentgegevens en documenten direct bij binnenkomst worden ingescand. Papieren en digitale informatie wordt eenduidig verwerkt in het dossier. De inefficiency van de papierstroom is eruit. Maar zegt Visser: “We willen meer. Nu hebben we gemiddeld zo’n tien documenten per student in het systeem zitten. Om alle persoonsgebonden studenteninformatie op één plek te krijgen moeten we daar nog zo’n vijftig documenten aan toevoegen.” Een klus waarbij de hulp van Circle Software en Educus van harte welkom is. Visser: “Circle Software en Educus denken vooruit en passen binnen ons beleid om samen te innoveren. Niet om opnieuw het wiel uit te vinden maar om het beste te halen uit elkaars sterke punten en daarop verder te bouwen. Door de flexibiliteit van Verseon en EduArte hebben we nu een best of breed systeem dat past bij de huidige en toekomstige onderwijsmarkt. Dat geeft ons de kans om sneller te schakelen. Ik kan mij niet voorstellen hoe wij het ooit zonder deze partijen moesten stellen.”