Menu
De regio rondom de TU/e is uitgeroepen tot ‘slimste regio van de wereld’. Voor de TU/e is dit slechts een begin. In 2020 wil zij tot de honderd beste universiteiten van de wereld behoren.

Digitale samenwerking en Embedded Archive Services waarborgen kwaliteit TU/e
Hoe ziet de toekomst van een universiteit eruit? Of nog exacter: de toekomst van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e)? Kennis en innovatie worden steeds belangrijkere succesfactoren in de internationale economische verhoudingen. ‘Open innovatie’ is hierbij een sleutelbegrip.

Dat wil zeggen: vernieuwen door intensief met elkaar samen te werken. De TU/e doet dit onder andere als onderdeel van Brainport Zuidoost-Nederland. Deze regio is onlangs uitgeroepen tot ‘slimste regio van de wereld’. Voor de TU/e is dit slechts een begin. In 2020 wil zij tot de honderd beste universiteiten van de wereld behoren en moet het aantal studenten en afstudeerders met 50 procent zijn gestegen. In het perspectief van deze ontwikkelingen is het Strategisch Plan TU/e 2020 opgesteld.

Dilemma vrijheid versus compliance
Het vertalen van wetenschappelijke kennis naar de praktijk van het bedrijfsleven is van strategisch belang en dient te gebeuren in samenwerking met andere kennisinstellingen en overheden in binnen- en buitenland. Dit stelt eisen aan de wijze waarop de universiteit haar informatievoorziening organiseert. Medewerkers, studenten en externe belanghebbenden dienen op een flexibele manier samen te kunnen werken.

Er zijn echter nogal wat wetten en regels waaraan ook een onderzoeks- en onderwijsinstituut als de TU/e moet voldoen voor wat betreft het informatiebeheer. De universiteit dient verantwoording af te kunnen leggen over het reilen en zeilen van de organisatie. ‘Het lijkt altijd een strijd tussen de eindgebruiker die zoveel mogelijk vrijheid wenst versus de organisatie die dient te voldoen aan een steeds strenger wordende verantwoordingsplicht.’, stelt Toine Kuiper, Hoofd Digitale Bibliotheek binnen het Informatie Expertise Center (IEC) van de TU/e vast.

Problematiek doorgronden
Na een uitgebreide aanbestedingsprocedure werd Circle Software als partner geselecteerd om deze ambitie mede vorm te geven. Het Eindhovense softwarehuis bleek de problematiek van TU/e het best te kunnen doorgronden. Samen met Circle Software heeft de TU/e het concept Embedded Archive Services uitgewerkt. Het doel hiervan is dat relevante informatie al bij het ontstaan op simpele en laagdrempelige wijze wordt gearchiveerd.

‘Voor studenten, docenten en medewerkers willen we zoveel mogelijk faciliteren doordat relevante informatie beschikbaar, doorzoekbaar en deelbaar is,’ aldus Kuiper. ‘En dat zodanig, dat het wel beschikbaar is voor diegene die daar bijvoorbeeld zijn eigen onderzoek op wil baseren, maar tevens afgeschermd is voor onbevoegden. Er is bovendien heel uiteenlopende informatie. Het gaat niet alleen om wetenschappelijke, maar ook om onderwijs- en bedrijfskundige informatie zoals studentendossiers, contracten, etc.’

SharePoint en Verseon
De oplossing bestaat uit SharePoint als samenwerkingsomgeving en Verseon als robuust elektronisch depot. De gebruiker werkt in SharePoint waarbinnen de Archive Services van Verseonvolledig zijn geïntegreerd. ‘Voor de TU/e als bedrijfsmatige organisatie willen we dat er grip blijft op informatie en processen om altijd verantwoording te kunnen afleggen over het functioneren van de organisatie. Er is vandaag de dag al genoeg discussie; of diploma’s terecht zijn verleend of de betrouwbaarheid van onderzoeken uit de wetenschappelijke wereld, etc. Er is bewust gekozen om rechtstreeks bij de bron te archiveren.

De self-archive functionaliteit levert completere dossiers met minder menselijke handelingen.’, aldus Stefan Osinski, Hoofd Archief TU/e. ‘Verseon is een bewezen en volledig gecertificeerde Records Management Applicatie (RMA) met alle benodigde NEN- en ISO-certificaten ten behoeve van digitale duurzaamheid, document retention (omzetten naar PDF/A) en bewaar- en vernietigingsmechanismen. Vanuit TU/e hebben wij bewust gekozen voor innovatie aan de SharePoint-kant en proven technology voor het archief/elektronisch depot. Bijkomend voordeel van deze opzet is dat Verseon tevens complexere afhandelprocessen, volledig in SharePoint embedded, kan aanbieden.’

Over applicaties heen
In het geval van TU/e is Verseon een organisatiebreed elektronisch depot waarin alle documenten moeten worden opgeslagenvolgens de geldende wet- en regelgeving en de business rules van de universiteit. Het wordt als centrale ‘single point of truth’ gehanteerd. Voor de communicatie tussen SharePoint en Verseon is een Enterprise Service Bus geïmplementeerd die zorgt voor een correcte en integere uitwisseling van gegevens tussen die lagen. Kuiper: ‘Die correcte communicatie was een belangrijke eis van de TU/e en stelt ons in staat om te kunnen archiveren vanuit andere onderliggende basissystemen (HRM, CRM, SIS, etc.) van de universiteit. Gegevens worden daardoor altijd eenduidig en consistent opgeslagen en gebruikt. Het elektronisch depot is hiermee de levensader van de universiteit geworden.’

Uitdaging
Technisch was het hele traject een behoorlijke uitdaging. De combinatie van veilige toegang, samenwerken, gebruiksgemak en het onderscheid tussen vertrouwelijke documenten en publieke documenten maakte het er niet eenvoudiger op. Kuiper: ‘Wij zijn er echter mede dankzij de software en expertise van Circle Software in geslaagd. En daar zijn wij trots op.

Al het berichtenverkeer gebeurt beveiligd, documenten worden op een laagdrempelige manier volgens alle geldende richtlijnen vastgelegd en gebruikers kunnen op eenvoudige wijze dezelfde gegevens raadplegen. In de toekomst kunnen wij ook andere universiteiten op gecontroleerde manier toegang verschaffen tot ons elektronisch depot. Met deze infrastructuur is dat heel goed mogelijk, het is alleen de vraag wanneer we dat gaan doen. Uiteindelijk is een van de primaire doelen van een universiteit om wetenschappelijke informatie zoveel mogelijk te delen, zodat ook onderzoeken bij andere collega-universiteiten verder komen.