Menu

Decentralisatie, herindeling, bezuinigingen; Mathieu Rutten laat er zich niet door van de wijs brengen. “Juist bij extra druk moet je zorgen dat de basis van de bedrijfsvoering op orde is. Efficiënt en klantgericht werken gaat dan veel gemakkelijker. Met Verseon kunnen we mee in deze lijn. Zonder extra investeringen.”

Natuurlijk herkent Rutten als Programmamanager Zaakgericht Werken de druk die momenteel op iedere gemeente ligt. “We moeten meer doen met minder geld. Om daarmee om te gaan moet je bij de basis beginnen. Klopt die, dan komt de rest vanzelf. Ga je mee in de waan van de dag, dan ga je versnipperen. Dat kost veel geld en extra stress. Die les hebben wij al eerder geleerd.”

Simpel
Rutten refereert aan de implementatie van hun documentmanagementsysteem dat halverwege het traject moest worden stopgezet. “We zaten vast aan een te complexe inrichting die ons inflexibel en traag maakte. Dat moet je nooit weggeven. Voor de invoering van Verseon hebben we eerst een basisinrichting van onze bedrijfsprocessen gemaakt. Eenvoud was daarbij het uitgangspunt. Ook hebben we een aantal van onze basisregistraties op orde gebracht en direct aangesloten.”

Slimme standaard
In 2010 was Den Bosch klaar voor een nieuw zaaksysteem en Verseon bleek het meest geschikt. “Geen knellend maatpak, maar software van de plank. Verseon 2.1 biedt de functionaliteiten die wij voor een groot deel van onze standaardprocessen kunnen gebruiken. Daar kunnen we prima mee vooruit.” Voor haar project- en kenniswerkers koos Den Bosch voor een koppeling met Microsoft Sharepoint. “Veilig delen en beheren van documenten is hiermee verzekerd, via welk kanaal de informatie ook binnenkomt. Daarin heeft Verseon zijn kracht inmiddels bewezen.”

Eyecatcher
In 2012 nam Den Bosch het Gemeentelijk Contact Centrum in gebruik. Na een flinke verbouwing is het een eyecatcher in het Bossche stadskantoor. “Zeventig á tachtig procent van de vragen van burgers wordt hier beantwoord. Of ze nu via telefoon, post of e-mail binnenkomen. Hier komt alles samen. Processen zijn op elkaar ingesteld. Door het gebruik van Verseon Klant Contact Systeem is steeds meer actuele zaakinformatie direct op het scherm te zien. Dat werkt perfect en daar zijn we erg trots op.”

Eigen creatie
Inmiddels werkt vrijwel de gehele organisatie met het zaaksysteem. “Verseon betekent bij ons door de zure appel heen bijten. Dus niet teveel gedoe vooraf. Dat vinden mensen wel even eng maar Verseon went gelukkig snel. Na een tijdje gaan ze zelfs aangeven welke zaaktypes ze nog willen toevoegen in Verseon om hun werk efficiënter te maken. Zo vormt het systeem zich binnen een basisinrichting naar de gebruiker. Dat werkt altijd het beste.”

Zelf doen
Voor het klaren van de klus maakte Den Bosch een team van eigen mensen vrij. Uiteraard wordt nauw samengewerkt met Circle Software maar de normale inrichting van het zaaksysteem doen ze zelf. “Circle helpt ons het systeem zoveel mogelijk zelf te onderhouden en te ontwikkelen. Waar wij het nog niet kunnen of het te risicovol vinden, springt Circle bij. Ze geven ons de vrijheid. Dat noem ik echt partnership.”

“We moeten natuurlijk kritisch blijven. Goed kan altijd beter. Gebruikers van Verseon kunnen daar het best over meebeslissen. Dat kan via de Gebruikersvereniging. Iedereen kan lid worden en we zoeken nog bestuursleden!”