Menu

Theo van Leeuwen, directielid en tevens een van de kartrekkers, heeft het vaak moeten uitleggen. Waarom deze aanpak? “Uitgangspunt was de service aan onze klanten te verbeteren en onze dienstverlening efficiënter, sneller en goedkoper in te richten. Dit kan, juist als kleinere zelfstandige gemeente, alleen door verdere digitalisering en de mogelijkheden van e-overheid optimaal te benutten. Dan kom je automatisch uit bij zaakgericht werken. En zaakgericht werken staat of valt met de mensen die ermee werken, dus moet daar beginnen.”

Ieder scrumteam kreeg een deelopdracht toegewezen binnen gestelde kaders. Het team bepaalde vervolgens zelf de aanpak en bracht twee keer per week verslag uit in korte scrumsessies.

Ieder scrumteam kreeg een deelopdracht toegewezen binnen gestelde kaders. Het team bepaalde vervolgens zelf de aanpak en bracht twee keer per week verslag uit in korte scrumsessies.

Scrumteams

Someren zocht naar de beste manier om alle medewerkers zoveel mogelijk te betrekken bij het omdenktraject. Ze vonden de oplossing in de ‘scrummethodiek’. Via deze strategie werk je in kleine stappen met continu onderling overleg naar het gezamenlijke doel. Niet alleen met de vaste collega’s, maar juist ook met mensen vanuit diverse disciplines.

Ze trokken als projectleider Hans Franken aan die al eerder scrumtechnieken gebruikte bij bedrijven maar niet eerder in een gemeente. “Someren is de eerste kleinere gemeente die deze techniek toepast. Het was dan ook best een gok of het zou lukken. Maar vanaf het eerste moment is de betrokkenheid van de medewerkers enorm geweest en was er volledig draagvlak bij het management. Deze betrokkenheid droeg ongetwijfeld bij aan het succes en is een belangrijke slagingsfactor binnen ieder project ongeacht de omvang of aard van de organisatie.”

In de goed bezochte scrumlunches kreeg de hele organisatie een update van de vorderingen.

In de goed bezochte scrumlunches kreeg de hele organisatie een update van de vorderingen.

Na het gezamenlijk opstellen van het projectplan, ging Franken met de organisatie aan de slag om het plan verder uit te werken. Ieder scrumteam kreeg een deelopdracht toegewezen binnen gestelde kaders op het gebied van planning en budget. Het team bepaalde vervolgens zelf de aanpak en bracht twee keer per week verslag uit in korte scrumsessies. In de goed bezochte scrumlunches kreeg de hele organisatie een update van de vorderingen. Als grote verdienste noemt Franken “het kort op de bal spelen”. “Doordat alle betrokkenen dit het hele proces volhielden, kon de doorlooptijd worden verkort en werd er minder fouten gemaakt. Echt een topprestatie.”

500 zaaktypen
ProcesrichtingOp basis van de tussentijdse resultaten, werd samen met de mensen van Circle Software ‘gescrumd’ over de bijbehorende technologie. Een belangrijk onderdeel daarbij was het onderbrengen van zo’n 500 zaaktypen in Verseon. Someren hechtte daarbij sterk aan uniformiteit en transparantie. Zeker als bij een proces meerdere afdelingen en zaaktypen zijn betrokken. Ze wilden daarom alle zaken in maximaal 11 vaste stappen kunnen ‘vangen’.

Hiervoor maakten de scrumteams eerst een beschrijving van de huidige situatie en op basis daarvan hielden zij interviews met de betreffende vakafdelingen. Hier vanuit werd het zaaktype opnieuw ingevuld en teruggekoppeld aan de desbetreffende afdeling waarna de mensen van Circle Software het verwerkten in Verseon.

Flexibele schermopbouw
Circle Software ontwikkelde voor deze gestandaardiseerde zaakafhandeling een speciale schermopbouw die enerzijds aan de wensen voor uniformiteit voldoet en anderzijds voldoende flexibiliteit biedt om tijdens het traject nog veranderingen aan te brengen. Van Leeuwen: “Verseon heeft hier echt zijn kracht bewezen. We werkten natuurlijk al met het systeem maar door de extra aanpassingen hebben we nu een zaaksysteem dat ons automatisch laat werken op de manier waarop wij willen. Alle zaakprocessen zitten uniform in het systeem en alle voorzieningen zijn gekoppeld aan de diverse vervolgsystemen om zaken volledig digitaal af te ronden.”

Van Leeuwen vervolgt: “Zo kunnen we bijvoorbeeld met de koppelingen aan de e-formulieren onze dienstverlening aan de burger enorm vergroten omdat hij nu een heleboel zaken via internet en MijnOverheid kan afhandelen. Dit scheelt de burger, maar ook ons, enorm veel tijd, hij kan het doen wanneer het hem uitkomt en voor ons allebei is alle zaakinformatie is direct digitaal traceerbaar. Ook zijn belangrijke stappen gezet in het digitaal archiveren. We voldoen aan de landelijke KING-standaard door inzet van zaaktypecatalogus (incl. SDU-iNavigator-koppeling) die door Circle Software voor de invulling van onze wensen zelfs is uitgebreid.”

Ieders commitment
Terugkijkend op het project dat in amper 2 jaar tijd werd afgerond, zijn zowel Theo van Leeuwen als Hans Franken zeer positief. Van Leeuwen: “Zaakgericht werken zoals wij het nu doen, brengt veel meer informatie boven water. Het legt ook de vinger op de zere plek. Het goeie daarvan is dat je in het geval van een impopulaire maatregel, kunt onderbouwen met cijfers en feiten waarom dit nodig is. Belangrijkst is dat ik met de managementinformatie die ik nu heb, veel beter kan sturen op waar we mee bezig zijn. Daar zit voor mij de grote winst.”

Franken: “Zoekend naar de juiste en verkorte zaakafhandeling, werd iedereen gedwongen om alle handelingen, zorgvuldig te beschrijven en waar nodig aan te passen. Dat leverde soms de nodige confrontaties op. Someren heeft dit knap doorstaan. Ze hebben ook in lastige fases consequent vastgehouden aan het plan. Circle Software was een volwassen partner in dit proces en luisterde naar de klant. Commitment van alle betrokkenen is hier ongetwijfeld de sleutel tot het succes.”