Archief en Dossiervorming

Vroeger kwam een aanvraag de postkamer binnen, werd gesorteerd en na een aantal weken opgevolgd met een reactie. Dat verliep redelijk vlekkeloos en overzichtelijk, maar ook kostbaar en tijdrovend. Hoe anders is het nu. Via ontelbare kanalen zoekt de eindgebruiker contact en op evenzoveel manieren wil die antwoord hebben. Ook is er veel samenwerking met andere instellingen. Voordat je het weet komt er schaduw-IT om de hoek kijken, en dat wil je niet. Informatie wordt niet goed opgeslagen, wordt niet gemonitord en gearchiveerd, is onvolledig en zwerft rond. De overheid en ook de maatschappij stelt steeds meer eisen aan transparantie en inzichtelijkheid van handelen. Hoe ga je aan je zorg- en verantwoordingsplicht voldoen?

Jongeman-haalt-dossiers-uit-archief
Gebruikers(vriendelijkheid)
Gebruikers(vriendelijkheid)
centraal
Geen-zorgen-over-IT
Geen zorgen
over IT
Implementatie
De implementatie
maakt het verschil

Borg meer informatie

Je hebt alle systemen op orde en toch zijn je dossiers incompleet. Gebruikers begrijpen je werkwijze niet omdat die niet aansluit bij hun dagelijkse praktijk. Het gevolg is dat informatie niet op de juiste plek terecht komt. Wij zorgen ervoor dat je organisatie grip krijgt op meer informatie, zodat jij en je gebruiker elkaar vinden. Afhankelijk van de fase in de levenscyclus van informatie verandert de gewenste ondersteuning. In een meer dynamische fase staat de business centraal; je wil de gebruiker optimaal ondersteunen. Wanneer er geen aanmerkelijk bedrijfsbelang meer is komt de focus te liggen op preserveren en verantwoording.

Overleg-met-laptop-ipad-en-papier

Van ongestructureerde tot gestructureerde informatie

Gebruikers leggen data vast in voorgeschreven systemen. Dat verloopt behoorlijk gestructureerd. Aan de andere kant communiceren zij over veel verschillende kanalen en werken ze samen aan documenten, zonder structuur. Juist in het verbinden van deze informatie ligt een kans. Zo kunnen we gestructureerde data eenvoudig gebruiken in communicatie. En omdat we zo weten waarover we communiceren, kunnen we bepalen hoe we dit moeten archiveren. Door het leggen van slimme verbanden, vergroten we de efficiency en verlagen we de afhankelijkheid van de bereidheid van gebruikers.

Vrouw-en-man-tekenen-processen-op-raam-met-postits

Eenvoud in beheer en werken

Door een eenvoudig beheer van je archief en dossiers, houd je de informatie op orde en pas je systemen aan de veranderende praktijk van alledag aan. Zo bouw je aan toekomstbestendig informatiebeheer en houd je het overzicht.

Man-leunt-in-vertrouwen-achterover-met-laptop

De nieuwe rol van Informatiemanagement

Informatiemanagement is een discipline die enorm veranderd is in de laatste decennia. Vroeger bedacht iedereen achteraf in welke kast een dossier opgeborgen werd. Tegenwoordig ontstaat er zoveel informatie, dat dit niet meer bij te benen is. Bovendien maakt digitalisering het mogelijk om informatie op ieder moment op elke manier te gebruiken. Dit brengt compleet nieuwe uitdagingen met zich mee op het gebied van toegankelijkheid en beveiliging. Hierover moet je vooraf goed nadenken en nauwkeurig bepalen welke vrijheden en zekerheden noodzakelijk en gewenst zijn. De kunst is om balans aan te brengen in gebruiksgemak en organisatie eisen. Dit op een zodanig manier dat gebruikers zich ondersteund voelen en niet “vluchten” naar Shadow-IT, Wij helpen je hierbij, waardoor je ook in de digitale wereld alle samenhangende informatie onder controle houdt.

Clean & Elegant
Fully Responsive
Man-wijst-iets-aan-op-beeldscherm-voor-serieus-kijkende-collega
Happy-people-hands-cropped-blurred

Waarom ?

Uitleg

Dossiers

In één oogopslag je volledig dossier inzichtelijk. Rechtstreeks of via een processapplicatie (zoals studenten informatiesysteem).

Archief op orde dankzij NEN 2082

Onze oplossingen voldoen aan de eisen van NEN 2082

Dynamisch dossier

Ondersteunt de business tijdens de bedrijfsvoeringsfase.

Statisch dossier

Na het verstrijken van relevant bedrijfsvoeringsbelang het dossier omzetten voor lange termijn raadpleegbaarheid en preserveren.

Integratie met procesapplicaties

Om compleet dossier op te bouwen integreren wij met groot aantal procesapplicaties.

Pre depot

Het statisch archief; met focus op preserveren; zal informatie op basis van relevante standaarden zoals TMLO opslaan.

E-depot

Mocht het moment daartoe zijn dan kunt u deze informatie overdragen aan e-depot zowel regionaal als ook nationaal archief.

TMLO

Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden voor opslag van data voor lange termijn preserveren en reproduceren.

Accountproof

Alles accountantproof, dossiers voor bekostiging voor het onderwijs beheren we en slaan we op adequate manier op.

Tijd en plaats onafhankelijk werken

24 uur per dag 7 dagen in de week vanuit iedere locatie ter wereld direct inzage.

Device onafhankelijk werken

Werken met je eigen device op een locatie naar keuze, enige dat nodig is: een internetverbinding!

Document Managent Systeem

Alle documenten netjes verantwoord gearchiveerd in een dossier in het document management systeem (DMS).

Plan direct een (bel)afspraak met Bart

Tevreden klanten :)

Tevreden klanten zijn 100% de sleutel tot ons succes!

Provincie Noord-Holland
Gemeente Someren
Gemeente Breda
Gemeente Weert
Waterschap Brabantse Delta
Blije-gebruikers-van-onze-software-liggend

We hebben nu een volledig zaaksysteem inclusief de gewenste kaartfaciliteiten geheel volgens plan geïmplementeerd. Dit was niet mogelijk geweest als we niet als partners hadden samengewerkt.

- Chris van den Hoven, Senior Project Manager, Waterschap Brabantse Delta

Eigenlijk is het heel simpel in het omgaan met Circle Software: 

Je werkt met MENSEN niet met consultants.

- Margreet van Alff-van Gorkum, Informatiemanager Gemeente Meppel

Wij zien Circle software niet alleen als leverancier van een product maar ook als een partner en Djuma maakt het zaakgericht werken weer leuk! Het zaaksysteem staat centraal in onze architectuur. Van daaruit verbeteren wij de dienstverlening blijvend en groeien, leren en ontwikkelen wij ons samen met Circle Software.

- Joost van Bree, Gemeente Peel & Maas

Circle Software's oplossingen kenmerken zich door het toepasbaar maken van ambities, visies en projecten rondom informatiebeheer. Ze zijn al 20 jaar een betrouwbare partner.

- Ludwig van Dijk, Teammanager, Gemeente Almere

De gemeente Weert realiseerde met de invoering van Djuma een doorbraak in het digitaal en zaakgericht werken.

- Gerard van den Hoeven, Hoofd Dienstverlening, Gemeente Weert

Zien is geloven!

Kijk bij de testimonials van onze klanten!

Bekijk onze case stories!

Meer weten?

Plan direct een (bel)afspraak met Remi