Menu

Circle Software heeft op basis van SharePoint een uitgebreide Post & Archief toepassing ontwikkeld. Onze toepassing digitaliseert de (formele) correspondentie en leidt deze vervolgens door de organisatie. Na afloop volgt de zorgvuldige archivering. Het systeem is bij uitstek geschikt om laagdrempelig inzicht in uw documenten, activiteiten en hun afhandeling te geven.

Uw gebruikers krijgen de volledige flexibiliteit, terwijl uw organisatie profiteert van de verbeterde dienstverlening en zich conformeert aan de relevante wet- en regelgeving. En dat volledig binnen het SharePoint platform.

De Post en Archief toepassing kent 4 functionele domeinen:

Invoer
Binnen het invoerdomein worden stukken in allerlei binnenkomende formaten geregistreerd. We maken onderscheid tussen digitale en papieren stukken.

Papieren documenten kunt u eenvoudig digitaliseren. Dit levert een snelle ontsluiting van oorspronkelijk op papier vastgelegde informatie op. Zelfs document- en tekstherkenning is mogelijk waarbij de software zoekt naar gegevens als datum, postcode, e-mailadres e.d. en deze informatie (ook wel metadata genoemd) volautomatisch registreert. Met het digitaliseren van de papierstroom is de eerste stap richting het papierloos werken gezet.

Er zijn ook stukken die uw organisatie in digitale vorm bereiken. Voor de registratie hiervan wordt de e-mailintegratie en koppeling met webformulieren omgeving ingezet. Uw medewerkers kunnen deze stukken registreren en door de organisatie (laten) routeren.

Ordeningsstructuur
De ordeningsstructuur bevat een centrale catalogus met documenttypen.

Afhandeling
Het afhandelingsdomein richt zich op de bedrijfsprocessen die binnen uw organisatie worden uitgevoerd. Het zorgt ervoor dat bepaalde stukken op het juiste moment op de juiste plaats terecht komen zodat mensen hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Na registratie zal automatisch een gedefinieerd proces volgen door de organisatie. Er worden taken aangemaakt en elke taak is toegewezen aan een persoon of afdeling die verantwoordelijk is voor de afhandeling.

Standaard bevat het proces de volgende taken:

  • Toewijzen van de behandelaar;
  • Afgehandeld;
  • Archiveren.

Deze persoons- of afdelingsgebonden taken stellen wij beschikbaar op de landingspagina van SharePoint alsmede in Outlook. Daarnaast worden gebruikers erop geattendeerd dat een activiteit over een eindtermijn dreigt te lopen. Binnen het domein Afhandeling bevinden zich alle “actieve” stukken. Actief betekent dat het systeem het onderhanden werk pas als het proces is afgerond naar het archief verplaatst.

Archivering
Dankzij SharePoint Post & Archief Solution van Circle Software bouwt u door het registreren van documenten automatisch een volledig digitaal dossier op. Het systeem bewaart alle documenten conform de in de ordeningsstructuur aangegeven methodiek zodat uw organisatie voldoet aan uw interne policy dan wel de bijbehorende wetgeving. Het archiveringsdomein bevat vernietigingsmogelijkheden inclusief controleslagen en vernietigingslijsten. Circle Software heeft veel ervaring met certificeringen door de archiefinspectie en accountants zodat u het recht kan krijgen om fysieke documenten te vernietigen en daadwerkelijk volledig digitaal te werken (substitutie).

Uitgebreide zoekmethodieken
Dankzij uitgebreide zoekmethodieken is het mogelijk om naar documenten, zaken of al het onderhanden werk te zoeken. Hierbij is ook de complete inhoud van documenten en het archief doorzoekbaar.

Solution en Helpdesk
Circle Software levert de Post & Archief oplossing als solution op basis van SharePoint / Office 365 (SharePoint online). U krijgt toegang tot onze helpdesk en service van Circle Software die u mag verwachten. Dankzij onze jarenlange ervaring in deze functionele domeinen en ruime ervaring met SharePoint bieden wij u een hoogwaardige oplossing.