Menu

Op basis van SharePoint hebben wij een zaaksysteem ontwikkeld. Onze toepassing ondersteunt het registreren en afhandelen van zaakdossiers en het opbouwen van een duurzaam archief. Het systeem is bij uitstek geschikt om laagdrempelig inzicht in uw zaken, documenten, activiteiten en hun afhandeling te geven.

Uw gebruikers krijgen de volledige flexibiliteit, terwijl uw organisatie profiteert van de verbeterde dienstverlening en zich conformeert aan de relevante wet- en regelgeving. En dat volledig binnen het standaard SharePoint platform.

Het SharePoint Zaaksysteem kent 4 functionele domeinen.

Toepassing_SharePoint_Post_en_Archief

Invoer
Binnen het invoerdomein worden zaken in allerlei binnenkomende formaten geregistreerd. We maken onderscheid tussen digitale en papieren stukken.

Papieren documenten kunt u eenvoudig digitaliseren. Dit levert een snelle ontsluiting van oorspronkelijk op papier vastgelegde informatie op. Zelfs document- en tekstherkenning is mogelijk waarbij de software zoekt naar gegevens als datum, postcode, e-mailadres e.d. en deze informatie (ook wel metadata genoemd) volautomatisch registreert.

Er zijn ook stukken die uw organisatie in digitale vorm bereiken. Voor de registratie hiervan wordt de e-mailintegratie en koppeling met webformulierenomgeving ingezet. Uw medewerkers kunnen deze stukken registreren en door de organisatie (laten) routeren.

Zaakgericht werken
Om gebruikers optimaal te ondersteunen, zetten wij het zaakgericht werken in. De term zaakgericht werken vindt zijn oorsprong in de gemeentelijke markt. Met een zaak bedoelen we alle documenten die bij elkaar horen binnen een bepaald bedrijfsproces.

Ordeningsstructuur
De ordeningsstructuur bevat een centrale catalogus met zaaktypen, waarbij per zaaktype is bepaald wat de behandelende afdeling, doorlooptijd en bewaar- en vernietigingstermijn is. Op deze manier start na registratie het juiste proces op en archiveert het systeem uiteindelijk de zaak op correcte wijze.

Afhandeling
Het afhandelingsdomein richt zich op de bedrijfsprocessen die binnen uw organisatie worden uitgevoerd. Het zorgt ervoor dat bepaalde stukken op het juiste moment op de juiste plaats terecht komen zodat mensen hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Na registratie van de zaak zal automatisch een gedefinieerd proces volgen door de organisatie.

Standaard bevat het proces de volgende stappen:

  • Toewijzen van de behandelaar;
  • Afhandelen van de zaak;
  • Archiveren.

Deze persoons- of afdelingsgebonden zaken stellen wij beschikbaar op de landingspagina van SharePoint alsmede in Outlook. Eindgebruikers kunnen antwoordbrieven opstellen waarbij het systeem gebruik maakt van de al aanwezige metagegevens zoals NAW-gegevens en ondertekening. Daarnaast worden gebruikers erop geattendeerd dat een zaak over een eindtermijn dreigt te lopen. Binnen het domein Afhandeling bevinden zich alle “actieve” zaken. Actief betekent dat het systeem het onderhanden werk pas als de zaak is afgerond naar het archief verplaatst.

Archivering
Dankzij SharePoint Zaaksysteem van Circle Software bouwt u door het registreren van documenten automatisch een volledig digitaal zaakdossier op. Het systeem bewaart de zaak conform de in de ordeningsstructuur (zaaktypecatalogus) aangegeven methodiek zodat uw organisatie voldoet aan uw interne policy dan wel de bijbehorende wetgeving. Het archiveringsdomein bevat vernietigingsmogelijkheden inclusief controleslagen en vernietigingslijsten. Circle Software heeft veel ervaring met certificeringen door de archiefinspectie en accountants zodat u het recht krijgt om fysieke documenten te vernietigen en daadwerkelijk volledig digitaal te werken (substitutie).

Uitgebreide zoekmethodieken
Dankzij uitgebreide zoekmethodieken is het mogelijk om naar documenten, zaken of al het onderhanden werk te zoeken. Hierbij is ook de complete inhoud van het zaakdossier (inclusief documenten) doorzoekbaar.

Solution en Helpdesk
Circle Software levert het SharePoint Zaaksysteem als solution op basis van SharePoint / Office 365 (SharePoint online). U krijgt toegang tot onze helpdesk en service van Circle Software die u mag verwachten. Dankzij onze jarenlange ervaring in deze functionele domeinen en ruime ervaring met SharePoint bieden wij u een hoogwaardige oplossing.