Menu

Er is al een heleboel zin en onzin geschreven over zaakgericht werken. Feit is dat ZGW met name een organisatorische verandering inhoudt. Het is écht een andere manier van werken. Taken en verantwoordelijkheden verschuiven binnen de organisatie en dat gaat niet zomaar. Daarbij gaan we ook nog eens procesgericht werken in plaats van taakgericht.

Natuurlijk is het belangrijk om een heldere visie te hebben, om de die visie uit te dragen, etc. Maar, buiten dat alles vergeten veel projectmanagers dat ZGW zich op de werkvloer afspeelt. Hoe prachtig de visie ook is en de filmpjes die gemaakt zijn, het werk wordt gedaan door de mensen op de afdelingen zelf. Deze medewerkers ervaren ZGW vaak als iets wat er weer bij komt. Iets dat weer meer stress en werk veroorzaakt.

Hoe krijg ik mensen zover? Hoe kan ik mijn medewerkers enthousiast maken?

Dat krijg je alleen voor elkaar als je bewust aandacht besteed aan de organisatorische kant van de implementatie. Het zaaksysteem moet ingebed worden in de organisatie en in de manier van werken.

Eén van mijn favoriete boeken over verandermanagement is “gedoe komt er toch” van Joop Swieringa en Jaqueline Jansen. Onder het adagium dat gedoe dat je probeert onder de tafel te houden vanzelf op de meest desastreuze tijdstippen weer naar boven komt is het verstandig om zo snel mogelijk “gedoe boven tafel te krijgen”.

Aandacht voor de organisatorische implementatie op de werkvloer kan niet vroeg genoeg beginnen.

Laten we eens twee praktische tips wat nader bekijken.

  1. Zorg ervoor dat de medewerkers hun ideeën, angsten, en bezorgdheden kwijt kunnen.Dit kan alleen in een veilige omgeving. Een fout die veel organisaties maken is om alles in sessies naar boven te krijgen. Dit werkt niet goed omdat een gezamenlijke bijeenkomst niet voor iedereen een veilige omgeving betekent waarin ze zich kunnen en willen uiten. Vaak worden dit soort sessies gedomineerd door enkele personen die graag aan het woord zijn. Hoe dan wel?
    • Anoniem door bijvoorbeeld een soort van postbus waar mensen hun ideeën , angsten en benodigdheden kwijt kunnen. Dit kan zowel fysiek als met behulp van webformulieren.
    • Door gebruik te maken van technieken als brainwrites. In een brainwrite schrijven personen één idee op een A4 dat opgedeeld is in een aantal blokken (vaak 9 of 12) en geven dan het vel A4 door aan de volgende. Het voordeel hiervan is dat er in korte tijd veel productie geleverd kan worden en dat geassocieerd kan worden op de ideeën van anderen.
    • Door persoonlijke interviews te houden.

Geef mensen een aantal weken de tijd en verwerk daarna de resultaten. Maak een lijst met alle ideeën, angsten en bezorgdheden en groepeer deze in hoofdgroepen. Deze resultaten kunnen dan weer plenair met de groep worden besproken. In deze sessies kan geprioriteerd worden en besloten worden wat er met de input verder wordt gedaan.

Tip: beloon de beste ideeën.

  1. Laat leidinggevenden een helder en eerlijk verhaal vertellen en heb oog voor de details. Vertel de mensen een eerlijk en helder verhaal over de nieuwe situatie. Houdt niets achter en geef antwoorden op vragen als:
    • Wat gaat er precies veranderen in mijn manier van werken?
    • Hoe wordt ik ondersteund door het systeem?
    • Moet ik nu extra werk gaan doen en zo ja, waarom?
    • Kan ik met mijn eigen systeem blijven werken en hoe past het zaaksysteem daarin?
    • Worden er koppelingen gemaakt waardoor ik géén dubbel werk hoef te doen?
    • Welke zaken worden er gelogd door het systeem en hoe gaat de gemeente daarmee om?
    • Zijn er consequenties voor mijn functie?
    • Hoe zit het met trainingen? Welke vaardigheden heb ik nodig om succesvol met het nieuwe systeem te kunnen werken?
    • Kunnen mijn collega’s alles zien waar ik mee bezig ben?
    • Kunnen mijn collega’s mijn werk makkelijk overnemen als ik ziek ben?

Op de werkvloer gaat het om de details en niet zozeer om het grote geheel. Het gaat om aandacht voor mensen en hun gevoelens en ideeën. De direct leidinggevende is de belangrijkste “change agent” in dit spel. Hij/zij kent de ins en outs van het werk en is bij uitstek de persoon om het heldere verhaal te vertellen. Niet alleen te vertellen. De leidinggevende heeft een belangrijke rol in het bewaken van de belangen van de medewerkers in het grotere geheel.

Laat je medewerkers kennis maken met het systeem als dat mogelijk is zodat ze zich een beeld kunnen vormen en weten waar het over gaat. Richt hiervoor zo snel mogelijk een demo ruimte in.

Dus samenvattend
Twee praktische manieren om je medewerkers mee te krijgen:

  1. Zorg voor een veilige omgeving waarin iedereen zijn ideeën, angsten en bezorgdheden kan uiten
  2. Laat leidinggevenden een helder en eerlijk verhaal vertellen en heb oog voor de details.

Ik hoop dat je deze praktische tips kunt toepassen in je eigen projecten en ben zeer benieuwd naar je ervaringen. Aarzel niet om me te mailen als je nog vragen hebt.

De volgende keer gaan we wat verder in op de aanpak die Circle Software heeft ontwikkeld voor de organisatorische kant van de implementatie.

Door: Ton Meeuwissen, Implementatieconsultant en visueel denker, Circle Software